Ιστολόγιο Προσλήψεων 2023
Όταν ο προσωπικός υπολογιστής έγινε για πρώτη φορά κάτι πριν από 30 χρόνια, θεωρήθηκε ως θεϊκό δώρο για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων.
Το λογισμικό ηλεκτρονικών υπολογιστών ήταν σε θέση να χειριστεί εργασίες που οι ιδιοκτήτες είτε δεν είχαν τον χρόνο ή τις δεξιότητες να κάνουν—ή τα χρήματα για να πληρώσουν κάποιον άλλο για να χειριστεί. Η πληκτρολόγηση, η αρχειοθέτηση, η λογιστική και το μάρκετινγκ ήταν μερικές μόνο από τις δεξιότητες που μπορούσαν να αποκτήσουν οι μικρές επιχειρήσεις με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και επαγγελματισμό.
Ωστόσο, ας μην κοιτάξουμε πίσω σε εκείνες τις μέρες με τη νοσταλγία μαλακής εστίασης που οι άνθρωποι είναι τόσο καλοί στο να προκαλούν. Είναι αδύνατο να αρνηθούμε ότι το παλιό λογισμικό δεν ήταν τόσο ισχυρό όσο αυτό που είναι διαθέσιμο σήμερα. Επιπλέον, υπήρχε ένα άλλο σημαντικό ζήτημα με τους υπολογιστές πριν από περισσότερα από 30 χρόνια: λίγοι άνθρωποι ήξεραν πώς να χρησιμοποιούν έναν υπολογιστή – αν μπορούσαν να αντέξουν οικονομικά έναν υπολογιστή.
Γρήγορα προς το παρόν, όταν σχεδόν όλοι έχουν τουλάχιστον κάποιες βασικές δεξιότητες υπολογιστή (και, ναι, αυτό το smartphone στο οποίο διαβάζετε αυτό είναι ένας υπολογιστής). Αυτό είναι ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης, αλλά οι σημερινές επιχειρηματικές εφαρμογές δεν απαιτούν καν μια ισχυρή τεχνολογική κατανόηση. Το υλικό και οι εφαρμογές για κινητά επιδεικνύουν τον υπολογισμό στο πιο ανθρώπινο. Με μια ήπια καμπύλη εκμάθησης και χαμηλότερο κόστος εισόδου, δεν είναι περίεργο που οι μικρές επιχειρήσεις απομακρύνονται όλο και περισσότερο από την επιφάνεια εργασίας. Εάν μπορείτε να διαβάσετε και να κάνετε χειρονομίες με οποιοδήποτε από τα δάχτυλά σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό για να βοηθήσετε στη διαχείριση —και στην ανάπτυξη— της επιχείρησής σας.
Υπάρχουν τόσα πολλά διαθέσιμα εργαλεία που θα ήταν ανόητο να προσπαθήσουμε να τα προσεγγίσουμε όλα. Θα αναφέρω απλώς αυτά που πιστεύω ότι είναι μερικά από τα καλύτερα για άτομα που ξεκινούν μικρές επιχειρήσεις. Αν και δεν ισχυρίζομαι ότι αυτή η λίστα είναι οριστική, μπορώ να σας διαβεβαιώσω ότι είναι σίγουρα μια λίστα.
Χρηματοοικονομικά και λογιστικά
1. QuickBooks
Το QuickBooks είναι ένα από τα πρώτα παραδείγματα λογισμικού μικρών επιχειρήσεων, που έκανε το ντεμπούτο του πριν από περισσότερα από 30 χρόνια. Το γεγονός ότι υπάρχει ακόμα είναι αρκετά εκπληκτικό, δεδομένης της ταχύτητας με την οποία εξελίσσεται η τεχνολογία.
Η Intuit συμβαδίζει με το μεταβαλλόμενο τοπίο και έχει εξελίξει το λογισμικό της, με προηγμένες λειτουργίες που τροφοδοτούν μια ισχυρή μηχανή αναφοράς. Έχουν επίσης στρογγυλοποιήσει τα QuickBooks ως σουίτα για να περιλαμβάνουν πληρωμές και σημεία πώλησης. Από μόνες τους, καμία από αυτές τις πρόσθετες υπηρεσίες δεν θα μπορούσε να θεωρηθεί απαραιτήτως ως η καλύτερη λύση, αλλά υπάρχει κάτι που πρέπει να ειπωθεί για τη διατήρηση όλων κάτω από μια στέγη. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να έχουν πολύ υψηλό βαθμό ορατότητας στις δραστηριότητές τους από έναν μόνο πίνακα εργαλείων και είναι σε θέση να λαμβάνουν πιο έξυπνες αποφάσεις βάσει πληθώρας δεδομένων.
2. Freshbooks
Το να περιγράφεις το Freshbooks ως “QuickBooks light” κάνει λίγο κακό και στις δύο εταιρείες — αλλά θα το περιγράψω έτσι ούτως ή άλλως.
Το Freshbooks απευθύνεται σε μικρές επιχειρήσεις που χρειάζονται αποτελεσματική και ακριβή τιμολόγηση πελατών ως κορυφαία προτεραιότητα. Φροντίζει επίσης για τα βασικά της λογιστικής, αλλά επικεντρώνεται στο να διευκολύνει τους ελεύθερους επαγγελματίες, τους εργολάβους, τους συμβούλους και τα πρακτορεία να τιμολογούν και να λαμβάνουν πληρωμές. Πραγματικά, όσο μικρότερη είναι η επιχείρηση, τόσο πιο πολύτιμο είναι το εργαλείο Freshbooks. Η παρακολούθηση του χρόνου και η τιμολόγηση για αυτόν είναι πολύ εύκολη, όπως και η ρύθμιση για την αποδοχή πληρωμών με πιστωτική κάρτα και ACH.
Μην κοιτάτε εδώ αν ψάχνετε για πλήρες λογιστικό λογισμικό. Ωστόσο, εάν θέλετε απλώς να διευκολύνετε την πληρωμή σας και στη συνέχεια να παραδώσετε όλα τα δεδομένα σας σε έναν λογιστή για να το κατανοήσει, το Freshbooks θα ελευθερώσει όλες τις ώρες που σπαταλάτε σε εργασίες διαχειριστή, ώστε να έχετε περισσότερη δουλειά.
Επικοινωνία
3. Χαλαρός
Με την πρώτη ματιά, το Slack μοιάζει απλώς με μια άλλη πλατφόρμα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων, αλλά είναι έτη φωτός μπροστά από παλιά εργαλεία όπως το ICQ ή το AIM που χρησιμοποιήθηκαν ευρέως τη δεκαετία του 1990.
Σχεδιασμένο ειδικά για επιχειρήσεις, το Slack οργανώνει ομαδικές συνομιλίες σε κανάλια, έτσι ώστε οι συνομιλίες να μην μπερδεύονται ποτέ και να είναι εύκολο να βρεθούν πληροφορίες (όπως συνημμένα αρχεία και σύνδεσμοι).
Αλλά το Slack έχει προχωρήσει πέρα από την επικοινωνία μεταξύ γραφείων με ανοιχτές κοινότητες—κάπως σαν φόρουμ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά σε πραγματικό χρόνο. Οι Slack communities γίνονται ένα αποτελεσματικό εργαλείο μάρκετινγκ B2B, καθώς επαγγελματίες που έχουν παρόμοια σκέψη αναζητούν βοήθεια για προβλήματα, μοιράζονται πόρους και πληροφορίες, φιλοξενούν ερωτήσεις και απαντήσεις ή απλώς κάνουν πιο γενικές συζητήσεις γύρω από το θέμα.
Οι εταιρείες μπορούν είτε να δημιουργήσουν τις δικές τους κοινότητες είτε να ενταχθούν σε άλλες. Όταν οι ιδιοκτήτες γίνονται ενεργά και αξιοσέβαστα μέλη αυτών των κοινοτήτων, ενεργούν ως πρεσβευτές της επωνυμίας και αυξάνουν το ενδιαφέρον.
4. Google Hangouts
Το Hangouts είναι η βιντεοκλήσεις όπως το Slack και η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων. Οι συνομιλίες ενός προς έναν μέσω βίντεο είναι χρήσιμες, αλλά τι γίνεται όταν πρέπει να έχετε μια συνάντηση ομάδας;
Το Hangouts υποστηρίζει έως και 25 άτομα ταυτόχρονα και τοποθετεί αυτόματα την εστίαση της οθόνης κάθε συμμετέχοντος σε όποιον μιλάει (ενώ η έξυπνη λειτουργία σίγασης μειώνει τη συνομιλία). Η ενσωματωμένη κοινή χρήση οθόνης σημαίνει ότι τα Hangouts είναι ιδανικά για παρουσιάσεις και επιδείξεις και η δημόσια επιλογή “Hangout Ζωντανά” σημαίνει ότι μπορείτε να τα μεταδώσετε ζωντανά σε οποιονδήποτε στον κόσμο χωρίς περιορισμούς στο ποιος μπορεί να συμμετάσχει. Στη συνέχεια, αποθηκεύονται αυτόματα στο κανάλι σας στο YouTube — στιγμιαίο αειθαλές περιεχόμενο στο οποίο μπορείτε να ανατρέχετε ξανά και ξανά στο μάρκετινγκ.
Διαχείριση χρόνου
5. Αναπληρωτής
Είτε έχετε πέντε είτε 50 υπαλλήλους, η διαχείριση των προγραμμάτων τους μπορεί να είναι ένας εφιάλτης σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης και εικασιών διαθεσιμότητας.
Ο Αναπληρωτής τοποθετεί την πλατφόρμα προγραμματισμού στο cloud. Αυτό σημαίνει ότι όλα τα δεδομένα είναι προσβάσιμα στο διαδίκτυο, έτσι ώστε οι εργοδότες και οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση σε αυτά μέσω εφαρμογών στις δικές τους συσκευές. Οι εργαζόμενοι μπορούν να υποβάλουν αιτήματα βάρδιας και να αποκλείσουν όταν δεν είναι διαθέσιμα, και η διοίκηση μπορεί να δημιουργήσει χρονοδιαγράμματα μέσα σε λίγα λεπτά ορίζοντας τα κριτήρια για κάθε βάρδια και το λογισμικό κάνει τα υπόλοιπα. Όλα είναι διαφανή, επομένως κανείς δεν μπορεί να ισχυριστεί ότι δεν ήξερε ότι ήταν προγραμματισμένο να δουλέψουν (σε κοιτάζω, Τζεφ).
Ως εξαιρετικό παράδειγμα, η αλυσίδα εστιατορίων των ΗΠΑ Masala Wok δημιουργεί μηνιαία προγράμματα για τους 300 υπαλλήλους της και στις 12 τοποθεσίες σε πέντε λεπτά.
Ο Υπουργός ενσωματώνεται επίσης με άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές (όπως λογιστική, μισθοδοσία και POS), αυτοματοποιώντας ορισμένες εργασίες και διευκολύνοντας άλλες. Όταν συγκρίνετε το κόστος εργασίας για κάθε βάρδια με ιστορικά δεδομένα πωλήσεων από το POS σας, μπορείτε εύκολα να προγραμματίσετε το προσωπικό με τις δυνατότητές σας. Οι συνέπειες από την υποστελέχωση μπορεί να σας κοστίσουν εξίσου, αν όχι περισσότερο, όσο και η υπερπροσωπικότητα, και είναι δύσκολο να αναπτύξετε μια επιχείρηση όταν χάνετε χρήματα—έτσι μια λύση που συμβάλλει στη μείωση της πιθανότητας αυτού αξίζει τον κόπο.
6. RescueTime
Ακόμη και οι αυτοαπασχολούμενοι, που είναι οι ίδιοι οι υπάλληλοί τους, δεν έχουν ιδέα τι κάνουν οι εργαζόμενοί τους όλη μέρα. Αυτό συμβαίνει επειδή είναι δύσκολο να παραμείνετε στο καθήκον όταν δεν υπάρχει κάποιος που ενεργεί ως αφεντικό για να σας κρατήσει υπόλογους.
Το RescueTime στοχεύει να είναι αυτό το αφεντικό. Παρακολουθεί το χρόνο σε ιστότοπους και εφαρμογές, ώστε οι χρήστες να γνωρίζουν σε τι πραγματικά ξοδεύουν τον χρόνο τους. Για παράδειγμα, δεν μπορώ να φανταστώ γιατί μου πήρε 182 λεπτά για να κάνω μόνο 1.128 λέξεις σε αυτήν την ανάρτηση. Αλλά μετά συμβουλεύτηκα το RescueTime και είδα ότι έχω ξοδέψει 84 από αυτά τα λεπτά κάνοντας κουίζ με θέμα τον Χάρι Πότερ στο Buzzfeed.
Τα καλά νέα είναι ότι μπορώ να θέσω στόχους και να είμαι πιο υπόλογος στον εαυτό μου—και στην επιχείρησή μου—με το RescueTime. Τα κακά νέα είναι ότι με έχουν ταξινομήσει στο Slytherin όταν είχα την καρδιά μου στο Hufflepuff. Ωστόσο, η γνώση αυτού του είδους των εργασιακών συνηθειών μπορεί να βοηθήσει τους αυτοαπασχολούμενους να καταλάβουν πόσο χρόνο χάνουν και πόσες ακόμη ώρες θα μπορούσαν να χρεώσουν πραγματικά.
Εμπορία
7. Hootsuite
Είναι ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία διαχείρισης μέσων κοινωνικής δικτύωσης για κάποιο λόγο: υπάρχουν τόσα πολλά που μπορείτε να κάνετε με αυτό για να αυξήσετε την παρουσία σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης — και, μέσω πληρεξουσίου, την επιχείρησή σας.
Δυνατότητες όπως ο προγραμματισμός αναρτήσεων και η διαχείριση ακολούθων κάνουν τις κουραστικές δουλειές του διαχειριστή με ελάχιστη ταλαιπωρία—η δημιουργία μιας ανάρτησης για πολλές πλατφόρμες θα πρέπει να είναι αρκετή για να πείσει οποιονδήποτε διαχειριστή μέσων κοινωνικής δικτύωσης να δοκιμάσει το Hootsuite. Η ύπαρξη μιας πλατφόρμας για προβολή και αλληλεπίδραση με τυχόν σχόλια από οπαδούς είναι μια άλλη μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου.
Η λειτουργικότητα αναφοράς του Hootsuite είναι αρκετά περιορισμένη, εκτός αν είστε διατεθειμένοι να πληρώσετε επιπλέον, αλλά αυτό δεν επηρεάζει την κοινωνική ακρόαση, το αγαπημένο μου χαρακτηριστικό. Μπορείτε να παρακολουθείτε λέξεις-κλειδιά, φράσεις, ανταγωνιστές, οτιδήποτε—όλα εμφανίζονται σε μία μόνο ροή που μπορείτε να διαβάσετε. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί αυστηρά για έρευνα ή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον εντοπισμό συνομιλιών στις οποίες θα θέλατε να συνομιλήσετε. Η δέσμευση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι πιο σημαντική από το να είσαι απλώς εκεί και η κοινωνική ακρόαση είναι ένας εξαιρετικός, στοχευμένος τρόπος για να το κάνεις αυτό.
8. MailChimp
Το μάρκετινγκ μέσω email υπάρχει αρκετό καιρό που μάλλον δεν χρειάζεται να σας το εξηγήσω. Θέλω όμως να αναφέρω το MailChimp και τον τρόπο με τον οποίο έχουν πάει αυτό το μάρκετινγκ στο επόμενο επίπεδο αυτοματοποιώντας τις καμπάνιες πωλήσεων.
Μπορείτε να δημιουργήσετε τμήματα πελατών με βάση μια σειρά κριτηρίων, όπως δημογραφικά δεδομένα ή ιστορικό αγορών και, στη συνέχεια, να ενεργοποιήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτά τα τμήματα με βάση τους κανόνες που δημιουργείτε. Πρακτικά, αυτό σημαίνει ότι, για παράδειγμα, κάποιος που αγοράζει ένα απόθεμα βιταμινών 90 ημερών μπορεί να λάβει ένα email με προσφορές την ημέρα 80 ή τακτικοί πελάτες που τείνουν να αγοράζουν την άνοιξη και το φθινόπωρο μπορεί να λάβουν λίγη επιπλέον αγάπη κατά τη διάρκεια της καλοκαίρι. Αυτά είναι μόνο μερικά σενάρια στα οποία το μάρκετινγκ σας θα μπορούσε σχεδόν να λειτουργήσει μόνο του.
Επειδή κάθε σύνδεσμος σε ένα μήνυμα MailChimp είναι παρακολουθήσιμος, μπορείτε να δείτε αναλυτικά δεδομένα σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας των καμπανιών σας—ποιος τις διαβάζει, ποιος κάνει κλικ στους συνδέσμους, ποιος κάνει πραγματικά αγορές λόγω του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να τα τροποποιήσετε περισσότερο ή να τα αφήσετε να τρέξουν εάν λειτουργούν προς ικανοποίησή σας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα τμήμα ατόμων που έχουν εγγραφεί αλλά δεν έχουν ανοίξει, ας πούμε, τα τελευταία πέντε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Το θέμα είναι ότι το MailChimp το κάνει το μεγαλύτερο μέρος χωρίς παρέμβαση από εσάς και σε πολλές περιπτώσεις, μια μόνο πώληση ανά μήνα είναι το μόνο που χρειάζεται για να πληρώσει η υπηρεσία.
Η κινητή τεχνολογία έχει αλλάξει το τοπίο της πληροφορικής για τις μικρές επιχειρήσεις. Δεν είναι μόνο ότι οι εφαρμογές είναι εύκολες και προσιτές στη χρήση. Οι εφαρμογές που έχουν δημιουργηθεί για τον Ιστό, τα smartphone και το tablet είναι, χαρακτηριστικό για λειτουργία, πολύ ανώτερες από τις πιο παραδοσιακές προσφορές ακόμη και πριν από λίγα χρόνια. Έχουν σχεδιαστεί όχι μόνο για να απλοποιούν τη λειτουργία, αλλά με χαρακτηριστικά που στοχεύουν στην πραγματική ανάπτυξη της επιχείρησής σας.
Είτε είστε ελεύθερος επαγγελματίας που σπαταλάτε χρόνο στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και στέλνετε με μη αυτόματο τρόπο τιμολόγια είτε ένα εστιατόριο που προγραμματίζει τους υπαλλήλους σας σε έναν πίνακα ενώ κάνει μάρκετινγκ με έντυπα μενού στα γραμματοκιβώτια, θα μπορούσατε να κάνετε πολλά περισσότερα με την επιχείρησή σας χρησιμοποιώντας λογισμικό.
Τα καλά νέα είναι ότι πιθανότατα μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να χρησιμοποιήσετε μερικές εφαρμογές — πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να μην το κάνετε.
