6 Συμβουλές για εξοικονόμηση σημαντικών χρημάτων στο κόστος εργασίας

Όταν πρόκειται για τον οργανισμό σας, το κόστος εργασίας μπορεί να αυξηθεί γρήγορα. Δυστυχώς, συχνά ανεβαίνουν τόσο ψηλά που οι εταιρείες αναγκάζονται να απολύουν υπαλλήλους και να συρρικνώνουν τα φουσκωμένα τμήματα. Τι θα γινόταν όμως αν υπήρχε διαφορετικός τρόπος;

Το πραγματικό κόστος ενός εργαζομένου

Όταν πρόκειται για την πρόσληψη ενός υπαλλήλου, υπάρχει το κόστος μισθού και το πραγματικό κόστος. Πολλές επιχειρήσεις –και εργαζόμενοι, εν προκειμένω– σκέφτονται μόνο το κόστος μισθού, αλλά αυτό είναι λάθος. Η τιμή είναι στην πραγματικότητα πολύ υψηλότερη. Σύμφωνα με τον Tony Knopp, Διευθύνοντα Σύμβουλο της Spotlight Ticket Management στο Λος Άντζελες, είναι 18 έως 26 τοις εκατό υψηλότερο.

«Πολλοί βλέπουν τον μισθό και υποθέτουν ότι αυτός είναι ο αριθμός», λέει ο Knopp. “Δεν είναι.” Στην πραγματικότητα, ένας υπάλληλος που λαμβάνει ετήσιο μισθό 70.000 $ στην πραγματικότητα κοστίζει περίπου 88.000 $. Αυτός ο αριθμός αντιστοιχεί σε φόρο κοινωνικής ασφάλισης (4.340 $), φόρο Medicare (1.015 $), κρατική ασφάλιση ανεργίας (478 $), επιδόματα ασφάλισης υγειονομικής περίθαλψης (10.119 $) και παροχές 401 (k) (1.750 $).

Ανάλογα με τον κλάδο και το πόσο καλά προετοιμασμένη είναι μια πρόσληψη για τη θέση της, μπορεί επίσης να χρειαστεί να πληρώσετε για να εκπαιδεύσετε τον εργαζόμενο. Εδώ είναι που τα πράγματα μπορεί να γίνουν ακόμα πιο δαπανηρά. Για παράδειγμα, εάν ο Knopp πρέπει να εκπαιδεύσει μια νέα πρόσληψη, ισχυρίζεται ότι του κοστίζει το μισό μισθό ενός έτους προτού αρχίσουν να παράγουν στο σωστό επίπεδο.

Στη συνέχεια, πρέπει να εξετάσετε τον κύκλο εργασιών. Όταν ένας υπάλληλος φεύγει ή συνταξιοδοτείται, η επένδυσή σας ουσιαστικά πέφτει στο κύμα και πρέπει να το κάνετε ξανά από την αρχή.

Αυτοί οι αριθμοί δεν έχουν σκοπό να σας τρομάξουν – πιθανότατα ξέρατε ήδη ότι πληρώνατε ένα ασφάλιστρο 18 έως 26 τοις εκατό για να διατηρήσετε τους υπαλλήλους λειτουργικούς – αλλά θα πρέπει να χρησιμεύουν ως κλήση αφύπνισης. Εάν δεν είστε προσεκτικοί, το κόστος εργασίας μπορεί να ξεφύγει από τον έλεγχο και να μειώσει την κερδοφορία.

6 Συμβουλές για τη μείωση του εργατικού κόστους

Είναι σαφές ότι το κόστος πρόσληψης, εκπαίδευσης και διατήρησης εργαζομένων είναι υψηλό. Ευτυχώς, υπάρχουν μερικές δοκιμασμένες και αληθινές στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μειώσετε το συνολικό κόστος χωρίς να επηρεαστεί αρνητικά η παραγωγή. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικές συγκεκριμένες συμβουλές και τεχνικές:

1. Εργαζόμενοι Cross-Train

Οι εργαζόμενοι που ειδικεύονται σε ορισμένα καθήκοντα και δεξιότητες γενικά κοστίζουν περισσότερο στους εργοδότες. Από τη μία πλευρά, ένας εξειδικευμένος υπάλληλος μπορεί να αξίζει το ασφάλιστρο λόγω της αξίας που φέρνει στη θέση του. Από την άλλη πλευρά, πάρα πολλοί εξειδικευμένοι υπάλληλοι μπορούν να αυξήσουν το κόστος μισθοδοσίας και να περιορίσουν την ικανότητα της εταιρείας σας να χειριστεί διαφορετικές ανάγκες.

Μία από τις καλύτερες λύσεις για τη μείωση του κόστους εργασίας και τη βελτίωση της οργανωτικής ευελιξίας είναι η διασταυρούμενη εκπαίδευση των εργαζομένων. Η διασταυρούμενη κατάρτιση – επίσης γνωστή ως εμπλουτισμός εργασίας – συνεπάγεται κάθετη επέκταση της εργασίας. Με άλλα λόγια, διδάσκετε στους υπαλλήλους πώς να αναλαμβάνουν νέες ευθύνες που δεν σχετίζονται άμεσα με τις βασικές τους ευθύνες.

Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να εκπαιδεύσετε τα μέλη της ομάδας ανάπτυξης προϊόντων για να εργαστούν στο τηλεφωνικό σας κέντρο. Το βραχυπρόθεσμο πλεονέκτημα είναι ότι μπορείτε να αυξήσετε τον αριθμό των εργαζομένων στο τηλεφωνικό κέντρο όταν αντιμετωπίζετε αύξηση της ζήτησης. Το μεγάλο πλεονέκτημα είναι ότι οι προγραμματιστές των προϊόντων σας κατανοούν τα σημεία πόνου των πελατών και μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτή τη γνώση που αποκτήθηκε για να δημιουργήσουν καλύτερα προϊόντα και υπηρεσίες στο μέλλον.

2. Μετάβαση σε τετραήμερες εργάσιμες εβδομάδες

Κάθε μέρα που η εταιρεία σας είναι ανοιχτή είναι άλλη μια μέρα που πρέπει να ξοδεύετε χρήματα για λειτουργικά έξοδα. Ένας πρακτικός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρήματα και να βελτιώσετε την ικανοποίηση των εργαζομένων είναι να μεταβείτε σε τετραήμερη εβδομάδα εργασίας. Εάν οι εργαζόμενοι εργάζονται συνήθως πέντε ημέρες 8 ωρών, μια απλή αλλαγή σε τέσσερις ημέρες 10 ωρών θα μπορούσε να προσφέρει σε όλους ένα τριήμερο Σαββατοκύριακο. Μπορεί ακόμη και να διαπιστώσετε ότι έχετε μεγαλύτερη παραγωγικότητα από τους υπαλλήλους σας με αυτόν τον τρόπο.

3. Χρησιμοποιήστε τη σωστή τεχνολογία

Μεγάλο μέρος του επαναλαμβανόμενου μη μισθολογικού κόστους που σχετίζεται με τη διατήρηση των εργαζομένων σχετίζεται με την τεχνολογία. Όλες οι συσκευές, το υλικό, το λογισμικό, οι εφαρμογές και τα προγράμματα που χρειάζονται οι εργαζόμενοι για να κάνουν τη δουλειά τους αποτελεσματικά μπορεί να κοστίσουν ένα σημαντικό χρηματικό ποσό αν δεν είστε προσεκτικοί. Εάν μπορείτε να βρείτε έναν τρόπο να μειώσετε αυτά τα κόστη, θα εξοικονομήσετε ένα σημαντικό κομμάτι αλλαγών.

Ας δούμε τα προγράμματα smartphone και κινητών τηλεφώνων ως παράδειγμα του πώς η σωστή τεχνολογία μπορεί να κάνει τη διαφορά. Σε οργανισμούς που παρέχουν στους εργαζόμενους εταιρικά τηλέφωνα, ένα από τα μεγαλύτερα κόστη είναι τα δεδομένα. Εάν οι εργαζόμενοι υπερβούν το όριο δεδομένων τους, μπορούν γρήγορα να συγκεντρώσουν χρεώσεις και να αυξήσουν τα έξοδά σας. Μια λύση θα ήταν να εγγραφείτε σε ένα δίκτυο που επιτρέπει στις συσκευές να αλλάζουν αυτόματα σε μια κλήση Wi-Fi όταν υπάρχει διαθέσιμο δίκτυο. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, αυτό θα μπορούσε ενδεχομένως να σας εξοικονομήσει χιλιάδες δολάρια το μήνα σε υπερβάσεις.

Μια άλλη επιλογή θα ήταν να επιτραπεί στους εργαζόμενους να φέρουν τις δικές τους συσκευές στη δουλειά (BYOD). Μια πολιτική BYOD μειώνει την επιβάρυνση του τμήματος πληροφορικής σας για την παροχή συσκευών –όπως φορητούς υπολογιστές, tablet και τηλέφωνα– και επιτρέπει στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν τις πλατφόρμες με τις οποίες αισθάνονται πιο άνετα.

4. Εξωτερική ανάθεση όταν είναι δυνατόν

Όταν η ζήτηση αυξάνεται και οι εταιρείες χρειάζονται βοήθεια, η φυσική τάση είναι να δημοσιεύσετε μια θέση εργασίας και να αναζητήσετε έναν υπάλληλο πλήρους απασχόλησης. Αυτό που ίσως ξεχνάτε είναι ότι η εξωτερική ανάθεση είναι μια επιλογή. Σύμφωνα με έρευνα, μια εταιρεία μπορεί να εξοικονομήσει έως και 60 τοις εκατό σε λειτουργικά έξοδα αναθέτοντας μια θέση εργασίας σε έναν εξειδικευμένο επαγγελματία. Αυτό είναι ένα τεράστιο ποσό που θα μπορούσε να εξοικονομήσει την επιχείρησή σας δεκάδες χιλιάδες δολάρια ετησίως.

Το κλειδί είναι να γνωρίζουμε πότε να αναθέτουμε σε εξωτερικούς συνεργάτες. Ορισμένες δουλειές έχουν πιο νόημα από άλλες. Για παράδειγμα, οι περισσότερες εταιρείες δεν θα ήθελαν να αναθέσουν σε τρίτους βασικές εργασίες όπως η ανάπτυξη προϊόντων και οι πωλήσεις. Θέλετε άτομα που γνωρίζουν την εταιρεία σας από μέσα προς τα έξω να χειριστούν αυτές τις ευθύνες. Ωστόσο, μπορεί να είναι οικονομικά αποδοτικό να αναθέτουμε σε τρίτους πράγματα όπως η απάντηση τηλεφωνικών κέντρων, η έρευνα καταναλωτών, οι διοικητικές εργασίες, ακόμη και το SEO και το ψηφιακό μάρκετινγκ.

Στο ίδιο μήκος κύματος, υπάρχει πάντα η επιλογή να πληρωθούν οι υπάρχοντες εργαζόμενοι υπερωρίες για την κάλυψη της αύξησης της ζήτησης. Μερικές φορές είναι πιο λογικό να πληρώνετε τα ποσοστά υπερωριών για μια χρονική περίοδο, αντί για έναν υπάλληλο που χρειάζεται εκπαίδευση και μπορεί να μην χρειαστεί σε έξι μήνες.

5. Επενδύστε στην καλύτερη διατήρηση των εργαζομένων

«Γνωρίζατε ότι η υψηλή εναλλαγή εργαζομένων μπορεί να είναι δαπανηρή για τη μικρή επιχείρησή σας; Το κόστος του κύκλου εργασιών μπορεί να αποδοθεί σε πολλά πράγματα, συμπεριλαμβανομένης της απώλειας παραγωγικότητας όταν μια θέση είναι κενή, του κόστους πρόσληψης και εκπαίδευσης ενός νέου εργαζομένου και του κενού γνώσης που θα αντιμετωπίσετε έως ότου ο νέος σας υπάλληλος είναι έτοιμος». Η BMO Harris Bank επισημαίνει. «Ευτυχώς, υπάρχουν βήματα που μπορείτε να κάνετε εσείς και η εταιρεία σας για να διατηρήσετε ποιοτικούς υπαλλήλους».

Η BMO Harris Bank επισημαίνει έξι συγκεκριμένους τρόπους με τους οποίους οι εταιρείες μπορούν να βελτιώσουν τα ποσοστά διατήρησης εργαζομένων. Είναι οι εξής: (1) προσφέρουν ανταγωνιστικούς μισθούς και παροχές. (2) ορίζει με σαφήνεια την περιγραφή και τους στόχους της θέσης εργασίας. (3) επενδύουν στην κατάρτιση και τη συνεχή εκπαίδευση. (4) βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι βλέπουν ευκαιρίες για πρόοδο. (5) αναγνωρίζουν τους υπαλλήλους για μια καλή δουλειά. και (6) ενθαρρύνουν την αμφίδρομη επικοινωνία.

6. Προώθηση από μέσα

Υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να αυξήσετε το ποσοστό διατήρησης των εργαζομένων σας, αλλά πάντα θα υπάρχουν κενές θέσεις εδώ και εκεί. Αυτή είναι ακριβώς η φύση της επιχείρησης. Ο τρόπος με τον οποίο χειρίζεστε αυτά τα ανοίγματα θα μπορούσε να μειώσει δραστικά ή να αυξήσει το κόστος εργασίας σας. Μια οικονομικά αποδοτική στρατηγική είναι η προώθηση από μέσα όποτε είναι δυνατόν.

Η προώθηση από μέσα είναι πιο οικονομική από την πρόσληψη από έξω για διάφορους λόγους. Πρώτον, ο εργαζόμενος κατανοεί ήδη την εταιρική κουλτούρα και δεν χρειάζεται να περάσει μια περίοδο προσαρμογής. Δεύτερον, ενθαρρύνει άλλους υπαλλήλους να εργαστούν σκληρότερα, ώστε να έχουν τελικά τις ίδιες ευκαιρίες για πρόοδο. Αυτή η τόνωση του ηθικού συνήθως οδηγεί σε μεγαλύτερη απόδοση ανά εργαζόμενο.

Αν και δεν θα έχετε πάντα κάποιον που να μπορεί να προαχθεί, κρατήστε τα μάτια σας μακριά για μελλοντικές αντικαταστάσεις και ενημερώστε τους υπαλλήλους ότι θα τους δίνεται πάντα μια δίκαιη ευκαιρία να ανέβουν.

Βάλτε τα χρήματά σας να δουλέψουν

Υπάρχουν δύο τρόποι για να δείτε το κόστος εργασίας. Η πρώτη επιλογή είναι να δούμε τους εργαζόμενους ως εμπόδια που στέκονται εμπόδιο στην κερδοφορία. Με άλλα λόγια, κάθε δεκάρα που πληρώνετε σε έναν υπάλληλο είναι μια δεκάρα λιγότερη που πηγαίνει στον ebank λογαριασμό σας. Η δεύτερη επιλογή είναι να δούμε τους εργαζόμενους ως επένδυση στο ανθρώπινο κεφάλαιο. Για να αυξήσετε τα έσοδα, πρέπει να προσλάβετε τα κατάλληλα άτομα. Όσο καλύτεροι άνθρωποι προσφέρετε, τόσο πιο πιθανό είναι να βελτιώσετε τα αποτελέσματα και να αυξήσετε τον τραπεζικό σας λογαριασμό.

Είναι σημαντικό να βλέπετε τους υπαλλήλους σας μέσα από το τελευταίο πρίσμα. Οι εργαζόμενοι είναι μια επένδυση και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ενισχύουν τα αποτελέσματα. Ωστόσο, είναι επίσης αλήθεια ότι κάθε δεκάρα που ξοδεύετε σε έναν υπάλληλο είναι μια δεκάρα λιγότερο σε κέρδος. Για να εξισορροπήσετε αυτές τις έννοιες, πρέπει να βρείτε τρόπους για να μειώσετε το κόστος εργασίας χωρίς να διακυβεύεται η ποιότητα των εργαζομένων στον οργανισμό σας.