11 βήματα για το άνοιγμα μιας εταιρείας διαχείρισης συγκυριαρχίας

Θα θέλατε να ανοίξετε μια επιχείρηση στον τομέα της διαχείρισης συγκυριαρχίας; Ανακαλύψτε τα 11 βασικά βήματα για να ξεκινήσετε μια εταιρεία σε αυτόν τον τομέα.

Το να ζεις σε μια συγκυριαρχία μπορεί να σημαίνει ανεξαρτησία, ιδιωτικότητα και ελευθερία, καθώς και ζωή με αυξημένους κανόνες και σε μια κοινότητα, σεβόμενος ορισμένα κοινά καθήκοντα.

Συχνά είναι δύσκολο για τους ενοικιαστές να διαχειριστούν κανόνες και καθήκοντα, καθώς και κάποια ισχύουσα νομοθεσία. Ωστόσο, οι εταιρείες διαχείρισης συγκυριαρχίας μπορούν να βοηθήσουν να διασφαλιστεί ότι όλες οι υπηρεσίες εκτελούνται σύμφωνα με τη σύμβαση, τη νομοθεσία και τους εσωτερικούς κανόνες της συγκυριαρχίας.

Μάθετε πώς να ανοίξετε μια εταιρεία διαχείρισης συγκυριαρχίας σε μόλις 11 βήματα:

1. Αναλύστε την αγορά, για να καταλάβετε τι είδους επιχείρηση θέλετε να δημιουργήσετε

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε πριν ανοίξετε οποιονδήποτε τύπο επιχείρησης είναι μια μελέτη αγοράς στην οποία μπορείτε να προσδιορίσετε τις ανάγκες του κοινού-στόχου σας, σε αυτήν την περίπτωση, των ενοικιαστών, που μπορεί να προέρχονται από διαφορετικά τμήματα, όπως κάτοικοι κατοικιών. , εμπορική ή βιομηχανική. Επιπλέον, θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε πώς μπορείτε να διεισδύσετε και να διαφοροποιηθείτε στην αγορά.

Αυτές οι μελέτες αγοράς εξακολουθούν να είναι πολύ σχετικές για να σας δώσουν πληροφορίες για το δημιουργώντας ένα επιχειρηματικό σχέδιο πλήρη και λεπτομερή για την επιχειρηματική σας ιδέα. Υποστηρίξτε αυτήν την ανάλυση με τη βοήθεια εργαλείων όπως οι 5 δυνάμεις του Porter, η ανάλυση SWOT, το μείγμα μάρκετινγκ (με τα 8 P του), το χρυσό τρίγωνο θέσης και άλλα εργαλεία.

2. Επιλέξτε εάν θέλετε να ανοίξετε την εταιρεία σας ανεξάρτητα ή να επενδύσετε σε ένα franchise διαχείρισης συγκυριαρχίας

Από την μία, επιλέξτε ένα franchise για να ανοίξετε την εταιρεία διαχείρισης της συγκυριαρχίας σας μπορεί να σας αποφέρει μεγάλα πλεονεκτήματα όσον αφορά την τεχνογνωσία, τις συνεργασίες, την εμπιστοσύνη και την αναγνώριση (απαραίτητα σε αυτό το είδος δραστηριότητας), δημιουργώντας περισσότερες ευκαιρίες για διείσδυση στην αγορά. Ωστόσο, μπορεί να αισθάνεστε ότι έχετε λιγότερη ευελιξία στη δημιουργία και τη διαχείριση της επιχείρησης, καθώς πρέπει να πληροίτε ορισμένα τυπικά πρότυπα franchising, καθώς και υψηλότερα συναφή έξοδα, δηλαδή το τέλος εισόδου, τα δικαιώματα εκμετάλλευσης ή το κοινό ταμείο μάρκετινγκ.

Με αυτόν τον τρόπο και από την άλλη πλευρά, θα μπορέσετε να δημιουργήσετε το δικό σας επιχείρηση ανεξάρτητα, στο οποίο θα έχετε απόλυτη ελευθερία αποφάσεων στην επιχείρηση. Ωστόσο, αυτό το μοντέλο μπορεί να απαιτεί υψηλότερες επενδύσεις, για παράδειγμα, όσον αφορά το μάρκετινγκ και την επικοινωνία, κάτι ουσιαστικό σε αυτόν τον τομέα, ο οποίος απαιτεί υψηλό επίπεδο εμπιστοσύνης.

3. Επιλέξτε ποιες υπηρεσίες θα παρέχει η εταιρεία σας

Μια εταιρεία διαχείρισης συγκυριαρχίας μπορεί να παρέχει ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών. Επομένως, είναι σημαντικό να ορίσετε ποια ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες του κοινού-στόχου που θέλετε να επηρεάσετε και τον τύπο της επιχείρησής σας, συμπεριλαμβανομένων:

• Διαχείριση διοικητικών, ανθρώπινων πόρων, οικονομικών, λογιστικών και νομικών τομέων.

• Υποστήριξη στη αποφάσεων από διαχειριστές, συμβουλευτικό συμβούλιο και ενοικιαστές.

• Αρχειοθέτηση και διαχείριση σημαντικής τεκμηρίωσης.

• Ασφάλεια συγκυριαρχίας και παρακολούθηση ασφάλισης.

• Διαχείριση κοινόχρηστων χώρων της συγκυριαρχίας.

• Διαχείριση υπηρεσιών και συμβάσεων για τη συντήρηση χώρων.

• Διαχείριση κοινής κατανάλωσης νερού, ηλεκτρισμού, διαδικτύου και άλλων παραγόντων.

• Παρακολούθηση στους τομείς της μηχανικής, της αρχιτεκτονικής και της διακόσμησης των χώρων.

• Οργάνωση και διεξαγωγή συνελεύσεων συγκυριαρχίας.

• Διαχείριση σχέσεων με προμηθευτές;

• Συλλογές των ποσοστώσεων κάθε ιδιοκτήτη.

Προκειμένου να διευκολυνθεί η επιλογή των παρεχόμενων υπηρεσιών, θα πρέπει να προσπαθήσετε να μάθετε για το είδος των υπηρεσιών που προσφέρουν οι περισσότερες εταιρείες διαχείρισης συγκυριαρχίας, προκειμένου να δημιουργήσετε ανταγωνιστικές υπηρεσίες προσαρμοσμένες στην προσφορά και τη ζήτηση στην αγορά. Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ότι ο αριθμός και το είδος των υπηρεσιών που θα προσφερθούν θα πρέπει να επηρεάζουν άμεσα το ποσό που θα χρεωθεί για τις αντίστοιχες υπηρεσίες.

Υπόδειξη: Μπορεί να έχει νόημα να δημιουργήσετε πακέτα υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων από τις πιο βασικές υπηρεσίες, καθώς και άλλων πιο αποκλειστικών service pack, τα οποία μπορεί να είναι πιο λογικά για μια συγκεκριμένη θέση πελατών. Μέσα από τα πακέτα, καταφέρνει να ενθαρρύνει τους ενοικιαστές να πληρώσουν λίγο παραπάνω για να αποκτήσουν ένα πιο ολοκληρωμένο σύνολο υπηρεσιών, με μικρή χρηματική διαφορά.

4. Προσαρμόστε και παρέχετε διαφορετικούς τύπους διαχείρισης συγκυριαρχίας

Κανονικά, οι εταιρείες συγκυριαρχίας, λαμβάνοντας επίσης υπόψη το είδος των υπηρεσιών που παρέχουν, μπορούν να επικεντρωθούν σε ένα συγκεκριμένο είδος διαχείρισης.

Από τη μία πλευρά, μπορείτε να κάνετε ένα εκτεταμένη διαχείριση συγκυριαρχίαςστο οποίο εκτελεί όλα τα διαχειριστικά καθήκοντα, καθώς και τις λειτουργίες καθαρισμού, συντήρησης και επισκευής του ακινήτου.

Από την άλλη, μπορείς διαχειρίζεται μόνο τις υπηρεσίες που σχετίζονται με την συγκυριαρχία, διαχείριση συμβάσεων με συνεργαζόμενους παρόχους υπηρεσιών.

Τέλος, μπορείτε επίσης να κάνετε ένα διαχείρηση αρχείων, δηλαδή όλου του γραφειοκρατικού τμήματος της συγκυριαρχίας, όπως τα συμβόλαια.

Είναι δυνατό για την εταιρεία να πλήρη διαχείριση όλων των διοικητικών θεμάτων της συγκυριαρχίας ή α κοινή διαχείριση με τη διοίκηση της συγκυριαρχίας. Κάντε λοιπόν αυτές τις επιλογές διαθέσιμες στους πελάτες σας.

5. Αποφασίστε για την τοποθεσία της επιχείρησης

Συνιστάται ιδιαίτερα η εταιρεία να διαθέτει φυσικό χώρο, με α σημείο εξυπηρέτησης του κοινού σε προκαθορισμένο χρόνο και μια τοποθεσία σχετικά κοντά στους ενοίκους, προκειμένου να τους προσδώσει μεγαλύτερη αξιοπιστία και εμπιστοσύνη, καθώς και μεγαλύτερη επαφή, σε περίπτωση επείγουσας ανάγκης, διευκολύνοντας τη σχέση μεταξύ των δύο.

6. Επενδύστε σε μια ομάδα εξειδικευμένη στις πωλήσεις και τη διαχείριση συγκυριαρχιών

Για να είστε επαγγελματίας στη διαχείριση συγκυριαρχιών, είναι απαραίτητο να εγγυηθείτε ορισμένες ειδικές γνώσεις για αυτή τη δραστηριότητα.

Είναι σημαντικό να σχηματιστεί μια ομάδα επαγγελματιών που έχουν ήδη εκπαιδευτεί τεχνικά στους πιο διαφορετικούς τομείς της διοίκησης, των οικονομικών, της λογιστικής και άλλων και, εάν είναι απαραίτητο, να επενδύσουν σε μαθήματα εξειδίκευσης στον τομέα, συγκεκριμένα σε σχέση με το νομοθετικό μέρος.

Αυτός ο τύπος επαγγελματία πρέπει να έχει εξαιρετικές επικοινωνιακές δεξιότητες, επίλυση συγκρούσεων, διεκδίκηση και εμπορική ικανότητα.

Μπορεί επίσης να επενδύσει σε στρατηγικές συνεργασίες για να προσφέρει ένα ευρύ φάσμα λύσεων, χωρίς να χρειάζεται να δαπανήσει τόσους πολλούς πόρους για εκπαίδευση.

7. Επισημοποιήστε το άνοιγμα της εταιρείας σας

Για μεγαλύτερη ευκολία, μπορείτε να το κάνετε απευθείας ηλεκτρονικά, στα Υποκαταστήματα της Εταιρείας επί τόπου ή αυτοπροσώπως, αν προτιμάτε.

Υπάρχει μεγάλη διαφθορά σε αυτόν τον τομέα, επομένως είναι σημαντικό να θυμάστε τη σημασία της δημιουργίας και της νομιμοποίησης της εταιρείας σας. Το κόστος της διαδικασίας δημιουργίας εταιρείας στο Standard Company Desk at the Hour είναι 360 €, το οποίο πρέπει να καταβληθεί εκείνη τη στιγμή. Πρέπει να συγκεντρώσετε όλα τα απαραίτητα έγγραφα και κεφάλαιο.

Το CAE για μια εταιρεία διαχείρισης συγκυριαρχίας είναι το CAE 68322 – ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΣΥΓΚΡΟΤΗΜΑΤΩΝ, η οποία περιλαμβάνει δραστηριότητες διαχείρισης λειτουργίας κτιρίων που εκτελούνται για λογαριασμό των ιδιοκτητών, είτε από τη διαχείριση των ίδιων των ιδιοκτητών των κτιρίων είτε από ανεξάρτητους φορείς. Ωστόσο, δεν περιλαμβάνει πιο εξειδικευμένες δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένης της διαμεσολάβησης ακινήτων (CAE 68311) ή διαχείριση περιουσίας για λογαριασμό τρίτων (CAE 68321).

8. Λάβετε υπόψη τις νομικές απαιτήσεις του κλάδου

Από το 2003, η DECO απαιτεί την εφαρμογή νομοθεσίας και κανονισμών στον τομέα της διαχείρισης συγκυριαρχίας. Ο APEGAC (Portuguese Association of Condominium Management and Administration Companies) εγγυάται, μέσω του Δεοντολογικού Κώδικά της, τις βέλτιστες πρακτικές και τη συμμόρφωση με τις αρχές της δεοντολογίας και της διαφάνειας σε αυτόν τον τομέα.

Επομένως, πρέπει να προσλάβετε ένα ασφάλιση αστικής ευθύνηςπροκειμένου να προστατευθεί και να εγγυηθεί την ευθύνη για ζημίες που προκαλούνται σε τρίτους, που προκύπτουν από την άσκηση της δραστηριότητας.

Επίσης, είναι υποχρεωτικό να ληφθεί υπόψη ότι οι ετήσιες συνελεύσεις των ιδιοκτητών πρέπει να έχουν προγραμματιστεί μέχρι τις 15 Ιανουαρίου και μεταξύ άλλων παραγόντων που περιγράφονται στο άρθρο 1431 του Ν. 47344.

Πρέπει επίσης να παρέχει α βιβλίο παραπόνων συγκυριαρχίαςκαθώς και α διαδικτυακή πλατφόρμα διαχείρισηςόπου οι ιδιοκτήτες έχουν πρόσβαση να συμβουλεύονται γρήγορα σχετικές πληροφορίες σχετικά με τα ακίνητά τους.

9. Λάβετε υπόψη τις οικονομικές ανάγκες

Αφού αξιολογήσετε τους πόρους που απαιτούνται για το άνοιγμα της εταιρείας, πρέπει να διασφαλίσετε ότι έχετε τις απαραίτητες οικονομικές απαιτήσεις για να προχωρήσετε με την επιχείρηση. Κάντε αυτήν την εκτίμηση, λαμβάνοντας υπόψη έξοδα προσωπικού, δαπάνες ρεύματος, νερού, διαδικτύου ή βενζίνης, τυχόν έξοδα εισοδήματος και μεταξύ άλλων.

μπορεί να καταφύγει σε ιδιωτικές πηγέςόπως η τραπεζική χρηματοδότηση και οι επιχειρηματικοί άγγελοι ή να δούμε αν υπάρχουν κίνητρα για να ανοίξει μια εταιρεία διαχείρισης συγκυριαρχίας, όπως δημόσια στήριξη, που χορηγείται από το IEFP, το IAPMEI, το ANJE και μεταξύ άλλων ενισχύσεων για την επιχειρηματικότητα.

10. Επιλέξτε ένα λογισμικό χρέωσης και διαχείρισης

Για να οργανώσετε όλες τις ταμειακές εισροές και εκροές, καθώς και τη λογιστική διαχείριση των λογαριασμών της εταιρείας, θα πρέπει επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να επενδύσετε σε λογισμικό τιμολόγησης και διαχείρισης. Για παράδειγμα, το Vendus είναι ένα διαδικτυακό σύστημα χρέωσης, με πολλά API και σχετικές ενσωματώσεις, το οποίο σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε και να εκδίδετε τιμολόγια, να δημιουργείτε προσφορές σε δευτερόλεπτα, μεταξύ άλλων λειτουργιών. Μπορείτε να κάνετε τα πάντα online, χωρίς να καταφύγετε σε γραφειοκρατία, προσαρμοσμένα στην επιχείρησή σας και ενσωματωμένα με διάφορους τρόπους πληρωμής.

11. Δημοσιοποιήστε και προωθήστε τις υπηρεσίες σας

Αυτός ο τύπος δραστηριότητας απαιτεί υψηλό επίπεδο εμπιστοσύνης από την πλευρά των πελατών, γεγονός που καθιστά ακόμη πιο ουσιαστική την επένδυση στη στρατηγική επικοινωνία και προώθηση των υπηρεσιών του, συγκεκριμένα στην αρχική φάση του έργου, όταν είναι ζωτικής σημασίας η προσέλκυση πελατών.

Για το σκοπό αυτό, είναι σημαντικό να έχουμε ένα δικό σας ιστότοπο ή blog, όπου οι πελάτες μπορούν να γνωρίσουν την εταιρεία και τις υπηρεσίες που προσφέρει. Είναι επίσης πολύ σημαντικό να κάνουμε καλή δουλειά από την άποψη του ΑΝ ΤΟ και ΘΑΛΑΣΣΑώστε ο ιστότοπός σας να εμφανίζεται πιο εύκολα στα αποτελέσματα αναζήτησης και να προσεγγίζει περισσότερους ανθρώπους.

Η παρουσία σας στο LinkedIn και σε άλλα κοινωνικά δίκτυα, όπως το Facebook και το Instagram, μπορεί επίσης να βοηθήσει και να αποδειχθεί ένα άλλο σημείο επαφής με πιθανούς πελάτες, καθώς και ένας τρόπος για να μοιραστείτε τις υπηρεσίες, τα νέα σας και ακόμη και τις μαρτυρίες πελατών, μέσω διαδραστικών εικόνων και βίντεο.

Όταν έχετε φυσικό γραφείο, πρέπει να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό και να επισημάνετε την τοποθεσία στο Google My Business, με τις ενημερωμένες πληροφορίες σας, όπως ώρες λειτουργίας, διεύθυνση και άλλες λεπτομέρειες.

Τέλος, μπορείτε να ρυθμίσετε στρατηγικές συνεργασίες με κτηματομεσιτικές ή κατασκευαστικές εταιρείες, δημιουργώντας λύσεις «με το κλειδί στο χέρι» για τους πελάτες, αποτελώντας προστιθέμενη αξία τόσο για τις εταιρείες όσο και για τους πελάτες.

Μπορείτε επίσης να προσφέρετε ένα σετ από προσφορές και ειδικά πακέτα για τους πρώτους πελάτες, προκειμένου να προσελκύσει μεγαλύτερο αριθμό ατόμων.