Το να είσαι εικονικός βοηθός στην Πορτογαλία – 6 βήματα για να πετύχεις

Σε έναν όλο και πιο ψηφιακό κόσμο, έχουν δημιουργηθεί νέα επαγγέλματα, προσαρμοσμένα στις νέες ανάγκες του πληθυσμού. Μεταξύ όλων αυτών των νέων τρόπων εργασίας, το επάγγελμα του εικονικού βοηθού έχει αποκτήσει ιδιαίτερη σημασία στην αγορά, ωθούμενο σε μεγάλο βαθμό από την περίοδο της πανδημίας, που προκλήθηκε από τον ιό COVID-19.

Τι είναι όμως οι Εικονικοί Βοηθοί και τι κάνουν;

Οι εικονικοί βοηθοί είναι ανεξάρτητοι εργαζόμενοι που βοηθούν εξ αποστάσεως μια ομάδα ανθρώπων με διαφορετικές ανάγκες, από επιχειρηματίες, επιχειρηματίες, καθώς και τον γενικό πληθυσμό, σε διάφορους κλάδους επιχειρήσεων.

Σύμφωνα με έρευνα που πραγματοποιήθηκε από την εταιρεία συμβούλων προσλήψεων Robert Half, αυτό το επάγγελμα θεωρήθηκε ένα από τα πιο πολλά υποσχόμενα επαγγέλματα του 2020, καθώς υπάρχουν όλο και περισσότεροι εικονικοί βοηθοί σε διαφορετικούς τομείς δραστηριότητας, αξιοποιώντας την ευκαιρία να εργαστούν στα 100 % Σε σύνδεση.

Ποιοι είναι οι κύριοι τύποι υπηρεσιών που παρέχονται από εικονικούς βοηθούς;

• Εξυπηρέτηση πελατών σε πραγματικό χρόνο, μέσω τηλεφώνου, email ή εικονικής συνομιλίας, προκειμένου να διασφαλιστεί η ικανοποίηση των πελατών και η αποτελεσματικότητα της διαδικασίας, καθώς και η επεξεργασία παραγγελιών, η διαχείριση αποστολών και παραπόνων και μεταξύ άλλων εργασιών υποστήριξης, απαραίτητες σε κάθε είδους επιχείρηση.

• Οικονομική και λογιστική υποστήριξη για εκείνους τους πελάτες που θέλουν να διαχειριστούν το IRS και άλλους φόρους ή τη συνταξιοδότησή τους, να επενδύσουν σε κάποιο είδος επιχείρησης ή στο χρηματιστήριο, να κάνουν τη δική τους λογιστική, να διαχειριστούν την τιμολόγηση, τις πληρωμές, μεταξύ άλλων εργασιών. Για αυτόν τον τύπο υπηρεσιών, είναι σημαντικό να έχετε την πιο εξειδικευμένη γνώση διαφόρων εργαλείων και πλατφορμών τιμολόγησης και διαχείρισης αποθεμάτων. Για παράδειγμα, το Vendus είναι ένα διαδικτυακό λογισμικό τιμολόγησης και POS που καταγράφει και ελέγχει τις πωλήσεις σε δευτερόλεπτα, με το μεγάλο πλεονέκτημα να προσαρμόζεται σε κάθε είδους επιχείρηση, από γραφεία, καφέ και εστιατόρια, ηλεκτρονικά καταστήματα και άλλους τύπους υπηρεσιών. Ανακαλύψτε όλα τα πλεονεκτήματα του Vendus.

• Υποστήριξη από διαχειριστή, ακριβώς όπως μια κοινή δουλειά γραμματείας, αλλά στο διαδίκτυο, στην οποία είστε υπεύθυνοι για τον προγραμματισμό και τη διαχείριση συναντήσεων και εκδηλώσεων, καθώς και για ολόκληρη την ατζέντα του πελάτη. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στην παρακολούθηση των απαντήσεων σε μηνύματα και email, καθώς και στην προετοιμασία επικοινωνιών ή παρουσιάσεων.

• Σχεδιασμός στρατηγικών επικοινωνίας και μάρκετινγκ, συμμετοχή σε εργασίες που είναι επί του παρόντος αρκετά σχετικές, όπως η δημιουργία και διαχείριση περιεχομένου σε κοινωνικά δίκτυα, ιστολόγια ή σελίδες προορισμού σε ιστότοπους, βελτιστοποίηση SEO, ανάλυση δεδομένων, δημιουργία και διαχείριση διαφημιστικών καμπανιών μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επί πληρωμή, μεταξύ άλλων τύπων ψηφιακών επικοινωνιών . Η ζήτηση για αυτό το είδος υπηρεσιών έχει αυξηθεί σημαντικά, λόγω του θετικού αντίκτυπου που επιδεικνύεται σε διάφορους τύπους επιχειρήσεων.

Μάθετε πώς να γίνετε Εικονικός Βοηθός στην Πορτογαλία, σε μόλις 6 βήματα:

1. Επιλέξτε την προσφορά υπηρεσίας, συνδυάζοντας τις κύριες δεξιότητές σας με τις ανάγκες των πελατών και τις τάσεις της αγοράς.

Η ιδέα θα είναι πάντα η προσφορά μιας υπηρεσίας προστιθέμενης αξίας στους πελάτες, η οποία διακρίνεται από τον ανταγωνισμό. Για παράδειγμα, εάν έχετε κάποιες δεξιότητες δημιουργίας σελίδας προορισμού, γιατί να μην μετατρέψετε αυτήν τη δεξιότητα σε ευκαιρία; Μπορείτε να ξεκινήσετε δουλεύοντας, εικονικά, με ορισμένες εταιρείες που χρειάζονται αυτού του είδους τις υπηρεσίες, καθώς και εκμεταλλευόμενοι την ευκαιρία να αποκτήσετε συμπληρωματικές δεξιότητες, οι οποίες θα εμπλουτίσουν την παρεχόμενη υπηρεσία.

Από την άλλη πλευρά, αν φανταζόμαστε ότι η αγορά αναζητά ολοένα και περισσότερο άτομα που είναι υπεύθυνα για τη βελτιστοποίηση του SEO των ιστοσελίδων, είναι πιθανό και φυσιολογικό να μην υπάρχουν ακόμα πολλοί ειδικευμένοι άνθρωποι στην Πορτογαλία για να παρέχουν αυτού του είδους τις υπηρεσίες. Φαντάζεστε ότι είστε ένας από αυτούς, είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να επενδύσετε σε εκπαίδευση σε αυτόν τον τομέα και ακόμη και να αρχίσετε να παρέχετε μικρές υπηρεσίες, καθώς ενισχύετε τις γνώσεις σας.

2. Καθορίστε ένα δίκαιο κόστος για την υπηρεσία σας, λαμβάνοντας υπόψη το είδος της υπηρεσίας, το επίπεδο γνώσεών σας στον αντίστοιχο τομέα, τη διάρκεια εμπειρίας, το επίπεδο ζήτησης και ζήτησης στην αγορά, μεταξύ άλλων περιορισμών.

Είναι απαραίτητο να είστε υπομονετικοί και να έχετε πνεύμα θυσίας, καθώς, κατά τα πρώτα χρόνια εμπειρίας, είναι φυσιολογικό τα ποσά που θα χρεωθούν να είναι χαμηλότερα. Ωστόσο, είναι σημαντικό να το δούμε ως έναν εξαιρετικό τρόπο δημιουργίας χαρτοφυλακίου και τεχνογνωσίας στον τομέα. Έτσι, όσο αυξάνεται η εμπειρία, αναμένεται να αυξηθεί και η τιμή, αναλογικά.

Όταν επιλέγετε την τιμή που θα χρεώσετε, είναι επίσης σημαντικό να λάβετε υπόψη το κόστος που θα επιβαρυνθείτε, όπως είδη γραφείου και προγράμματα, ρεύμα, internet, μεταξύ άλλων. Πρέπει επίσης να φροντίσετε να έχετε ανοιχτή την οικονομική σας δραστηριότητα και να εκδίδετε τα αντίστοιχα τιμολόγια και αποδείξεις. Μάθετε πόσο να χρεώσετε για την υπηρεσία Virtual Assistant.

Είναι επίσης σημαντικό να επιλέξετε ένα κατάλληλο και αποτελεσματικό σύστημα χρέωσης και λογιστικής, το οποίο σας επιτρέπει να χρεώνετε για τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Για άλλη μια φορά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το διαδικτυακό σύστημα τιμολόγησης Vendus για τη διαχείριση και την έκδοση τιμολογίων ή προσφορών, προσαρμοσμένων στην επιχείρησή σας και ενσωματωμένων σε διάφορους τρόπους πληρωμής. Δοκιμάστε ένα από τα προγράμματα αυτού του λογισμικού χρέωσης δωρεάν, για 30 ημέρες, χωρίς δέσμευση.

3. Δημιουργήστε μια ισχυρή στρατηγική επικοινωνίας και μάρκετινγκ, εστιασμένη στα διαδικτυακά κανάλια, καθώς αυτά είναι τα μέσα με τη μεγαλύτερη επίδραση στο είδος των υπηρεσιών που παρέχει ένας Εικονικός Βοηθός.

Ο κύριος στόχος θα είναι η δημιουργία μιας ισχυρής θέσης στο διαδίκτυο, η προσέλκυση περισσότερων πελατών και η δημιουργία περισσότερων εσόδων.

Μπορεί να είναι ενδιαφέρον να δημιουργήσετε τον δικό σας ιστότοπο ή ιστολόγιο, καθώς και κοινωνικά δίκτυα, podcast ή ένα κανάλι YouTube, όπου μπορείτε να δημοσιοποιήσετε τη δουλειά σας ως Εικονικός Βοηθός με πιο λεπτομερή και ανθρώπινο τρόπο, αναφέροντας τους τύπους των υπηρεσιών που παρέχετε και , αν έχετε, παραδείγματα κάποιας δουλειάς που έχετε κάνει, για να γίνετε πιο αξιόπιστοι για όσους δεν σας γνωρίζουν ακόμα.

Ωστόσο, είναι επίσης σημαντικό να επενδύσετε σε μέσα εκτός σύνδεσης, όπως συμμετοχή σε εκδηλώσεις που σχετίζονται με αυτόν τον τομέα, εφημερίδες, περιοδικά ή ραδιόφωνο, για παράδειγμα.

4. Βρείτε τους πιθανούς πελάτες σας, δηλαδή το κοινό στο οποίο απευθύνονται οι υπηρεσίες σας, από εταιρείες, μικρές επιχειρήσεις έως ιδιώτες πελάτες.

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κατανοήσετε πού μπορείτε να τα βρείτε, ποιες είναι οι ανάγκες σας και τι αντίκτυπο μπορεί να έχουν οι υπηρεσίες τους ως Εικονικός Βοηθός στη ζωή σας.

Εάν ξεκινάτε την επαγγελματική σας δραστηριότητα σε αυτό το είδος επαγγέλματος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τόσο το Linkedin όσο και το Facebook για να βρείτε κενές θέσεις εργασίας που δημοσιεύονται από εταιρείες που αναζητούν αυτόν τον τύπο υπηρεσίας, καθώς και για να ενημερώσετε την κοινότητά σας ότι εκτελείτε αυτό το είδος εργασίας . των θέσεων εργασίας ως ελεύθερος επαγγελματίας και ποιες είναι οι δεξιότητές σας. Επιπλέον, υπάρχουν πολλές ομάδες δικτύωσης και ανεξάρτητων επαγγελματιών στις οποίες μπορείτε να συμμετάσχετε σε αυτόν τον τύπο κοινωνικών μέσων. Γνωρίστε όλες τις συμβουλές για την προσέλκυση πελατών ως Εικονικός Βοηθός!

5. Δημιουργήστε στρατηγικές αφοσίωσης πελατών, επιδιώκοντας να δημιουργήσετε ισχυρές σχέσεις μαζί τους, αφού η διατήρηση ενός μακροπρόθεσμου πελάτη είναι αρκετά επικερδής, σε σύγκριση με το κόστος της απόκτησης ενός νέου.

Για να το κάνετε αυτό, προσπαθήστε να παρακολουθείτε τους πελάτες σας, συνεχώς και ποιοτικά, ώστε να διασφαλίζετε ότι αισθάνονται άνετα με τις υπηρεσίες σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κοινοποιώντας σχόλια ή διευκρινίζοντας αμφιβολίες. Είναι απαραίτητο να ορίσετε κάποιους χρόνους για αυτήν την κοινή χρήση, ώστε να μην ξεχαστεί.

Αυτός ο τύπος παρακολούθησης θα έχει θετικό αντίκτυπο, όχι μόνο στο άτομο που παρέχει την υπηρεσία, αλλά και στον πελάτη. Ωστόσο, εκτός από την υποστήριξη πελατών, είναι απαραίτητο να δίνετε πάντα τον καλύτερό σας εαυτό σε κάθε έργο, ώστε να διασφαλίζεται η μέγιστη ποιότητα και παραγωγικότητα στο σύνολο της υπηρεσίας και, με τη σειρά της, να δημιουργείται μια σχέση εμπιστοσύνης μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών.

6. Εκμεταλλευτείτε τις προσωπικές σας δεξιότητες και ενσωματώστε μερικές από αυτές τις μικρές συμβουλές στην εργασία σας ως Εικονικός Βοηθός, προκειμένου να επιτύχετε την αναμενόμενη παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα:

• Εργασία με οργανωμένο και διαφανή τρόπο στον καθορισμό των προτεραιοτήτων και των χρονοδιαγραμμάτων·
• Επικοινωνήστε καθαρά με την ομάδα ή/και τους πελάτες σας.
• Έχετε θετική στάση.
• Κάνε υπομονή;
• Επενδύστε στις ψηφιακές σας δεξιότητες.
• Προσπαθήστε πάντα να διευρύνετε το επίπεδο των γνώσεών σας.

Όπως μπορείτε να δείτε, η εργασία ως εικονικός βοηθός μπορεί να είναι ένας τρόπος για να εισέλθετε σε μια πιο ψηφιακή αγορά εργασίας, κάτι που είναι πραγματικότητα για όλο και περισσότερους ανθρώπους.

Εταιρείες όπως η Fnac, η Worten ή η Leroy Merlin, για παράδειγμα, εκμεταλλεύτηκαν την πανδημία για να δημιουργήσουν ομάδες εικονικής βοήθειας και διαδικτυακής εξυπηρέτησης πελατών, προκειμένου να καλύψουν μια θέση πελατών που δεν ένιωθαν ασφαλείς ή δεν μπορούσαν/ήθελαν να πάνε σε φυσικό κατάστημα. Αυτού του είδους η βοήθεια, η οποία εκτελείται τόσο από ανθρώπους όσο και από έξυπνους εικονικούς βοηθούςήταν τόσο επιτυχημένη που συνεχίζει να αποτελεί επενδυτικό σημείο για τα επόμενα χρόνια, λαμβάνοντας υπόψη όλα τα θετικά αποτελέσματα που πέτυχε, συγκεκριμένα όσον αφορά τις πωλήσεις, την ικανοποίηση των πελατών και τη διαχείριση παραπόνων.