τι είναι, πώς σε βοηθούν

Το έργο σας υπερβαίνει τον προϋπολογισμό; Ή δεν επιστρέφετε στο πρόγραμμα;

Υπάρχει ένα εργαλείο προγραμματισμού που δεν έχετε σκεφτεί ποτέ: ορόσημα.

Τα ορόσημα του έργου είναι ένα υποτιμημένο εργαλείο που βοηθά στον σχεδιασμό και την εκτέλεση ενός έργου, αλλά πάνω από όλα σας επιτρέπει να παραμένετε σε καλό δρόμο, ώστε να μην υπερβείτε τον προϋπολογισμό ή το χρονοδιάγραμμα.

Τι είναι όμως τα ορόσημα;

Το ορόσημο (κυριολεκτικά “ορόσημο«, η πέτρα που τοποθετείται στην άκρη του δρόμου που υποδεικνύει την απόσταση από το πλησιέστερο σημείο ενδιαφέροντος) σε ένα έργο υποδεικνύει και σηματοδοτεί ένα σημαντικό σημείο άφιξης (και αφετηρία) στον κύκλο ενός έργου.
Θα σκεφτείτε αμέσως την αρχή ή το τέλος ενός έργου, αλλά αναφέρεται μάλλον στην ολοκλήρωση ή την ολοκλήρωση μιας φάσης, που συνήθως αποτελείται από πολλές εργασίες, σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή χρονικό πλαίσιο και με την επίτευξη συγκεκριμένων απαιτήσεων.

Όταν επιτευχθεί το ορόσημο, τότε όλα έχουν γίνει σύμφωνα με συγκεκριμένους όρους και ενδείξεις. Αυτό διασφαλίζει ότι το έργο παραμείνετε και εξελιχτείτε προς τη σωστή κατεύθυνση.

Ο καθορισμός αυτών των «ορόσημων» όχι μόνο σας βοηθά σε πιο σύνθετα έργα, επειδή σας επιτρέπει να τα χωρίσετε σε μικρότερες φάσεις, ώστε να μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε με οργάνωση, αλλά πάνω απ ‘όλα μπορείτε να προβλέψετε και να διατηρήσετε την κατεύθυνση που ακολουθείτε, έχοντας μεγαλύτερη επίγνωση των καιρών και την παράδοσή του.

Επομένως, τα ορόσημα σας επιτρέπουν να ορίσετε ποια στιγμή, ημερομηνία κατά την οποία θα επιτευχθεί και θα υλοποιηθεί η φάση του έργουαλλά όχι πώς.

Οπότε μιλάμε για το πότε και όχι για το πώς. Τι πρόκειται να πετύχεις, όχι πώς.

Μπορούν επίσης να εφαρμοστούν στην εσωτερική λειτουργία της εταιρείας και της ομάδας για την επαλήθευση της εξέλιξης της εργασίας.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των ορόσημων και άλλων εργαλείων προγραμματισμού

Ορόσημα και στόχοι

Αν το ορόσημα επισημάνετε πολύ συγκεκριμένα σημεία (με προκαθορισμένη ημερομηνία) στη διαδικασία υλοποίησης και ολοκλήρωσης ενός έργου, στόχους υποδεικνύουν τογενική και έσχατη πρόθεση που θέλει να πετύχει το έργο.

Ορόσημα: Συγκεκριμένα σημεία ελέγχου για την επίτευξη του στόχου.

Στόχοι: Ιδέα του τελικού αποτελέσματος του έργου.

Ορόσημα και παραδοτέα

Αν το ορόσημα επισημάνετε ορόσημα στην πρόοδο ενός έργου, i παραδοτέα υποδεικνύω i ενδιάμεσα μετρήσιμα αποτελέσματα προκύπτουν από την ολοκλήρωση των εργασιών.

Ορόσημα: Προκαθορισμένο τελικό σημείο για την ολοκλήρωση ενός έργου σε μια συγκεκριμένη και καθορισμένη ημερομηνία.

Παραδοτέα: Σε σχέση με εργασίες, υποδεικνύουν ένα μετρήσιμο αποτέλεσμα μόλις ολοκληρωθούν.

Ορόσημα και καθήκοντα

Αν το ορόσημα δείχνουν την ημερομηνία και την ώρα μέχρι την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί μια ομάδα εργασιών, το καθήκοντα είναι ακριβώς αυτοί δραστηριότητες που πρέπει να γίνουν για να ολοκληρωθεί ένα ορόσημο για τη συγκεκριμένη ημερομηνία.

Ορόσημα: Ολοκλήρωση μιας σειράς δραστηριοτήτων σε ένα έργο σε συγκεκριμένη και καθορισμένη ημερομηνία.

καθήκοντα: Σειρά δραστηριοτήτων που θα πραγματοποιηθούν σε μια δεδομένη περίοδο.

Πώς να προσδιορίσετε και να ορίσετε ορόσημα;

Όπως είδαμε νωρίτερα, τα ορόσημα δεν είναι εργασίες, επομένως μπορεί να είναι πιο δύσκολο να εντοπιστούν.

1. Καθορίστε τα στην αρχή του έργου

Η πιο κατάλληλη στιγμή για να τα ορίσετε είναι σίγουρα όταν είστε στα αρχικά στάδια της ζωής του έργου, όταν ορίζετε μαζί με την ομάδα σας, τον οδικό χάρτη που θα πρέπει και θα πρέπει να ακολουθήσετε για να τον ολοκληρώσετε. Μάλιστα, τις πρώτες στιγμές, οι λεπτομέρειες δεν είναι ακόμη πλήρως καθορισμένες, αλλά γνωρίζετε καλά τις απαιτήσεις του έργου και τους χρόνους παράδοσης.

Ένας τρόπος για να σας βοηθήσουμε να τα ορίσετε είναι να κάνετε στον εαυτό σας τις ακόλουθες ερωτήσεις:

• Πότε θα είναι απαραίτητη μια συνάντηση επανεξέτασης ή παρακολούθησης;
• Πότε είναι σημαντικό να ενημερώσετε την ομάδα, τον πελάτη ή τους επενδυτές για την πρόοδο;
• Πότε αναμένεται να παραδοθεί κάτι; Σε ποιο σημείο ή μέρος του έργου;

Σε σχέση με μια εικόνα ομάδας ή εργασίας:

• Πότε πρέπει να παραγγελθούν/προετοιμαστούν/αναμένονται υλικά;
• Πότε αναμένεται να εισαχθούν τα διάφορα μέλη της ομάδας στο έργο;

2. Ο αριθμός των ορόσημων ανά έργο

Όπως με κάθε προσέγγιση, πάρα πολλά θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε σύγχυση και πολλά ορόσημα απλώς θα περιέπλεκαν το έργο σας ή την εξέλιξή του.

Δεν υπάρχει καθορισμένος αριθμός για να ορίσετε, αλλά έχετε κατά νου ότι κάθε σημαντικό γεγονός στην πορεία του έργου σας πρέπει να παρακολουθείται και να καλύπτεται από ένα ορόσημο.

3. Πώς να υποδείξετε ορόσημα

Τα όρισες, είναι σε επαρκή αριθμό, αλλά τώρα πώς τα χαρακτηρίζεις;

Για να γίνουν αναγνωρίσιμα, πρέπει να κατηγοριοποιηθούν με μια ετικέτα που να δείχνει την ολοκλήρωση ή την επίτευξη ενός σταδίου. Μην επιλέξετε κάποια ένδειξη που θα μπορούσε να είναι διφορούμενη, θα μπορούσε να προκαλέσει σύγχυση ή πολύ γενική, όπως «Ολοκλήρωση της φάσης 1, στόχος του μήνα κ.λπ.».

Μερικά παραδείγματα:

• Εισαγωγή του συστήματος παρακολούθησης
• Πρόσληψη πόρων ανθρώπινου δυναμικού
• Παράδοση πρωτοκόλλου ασφαλείας RSVP

Ακολουθεί ένα γενικό παράδειγμα ενός έργου για την παράδοση ενός προϊόντος σε έναν πελάτη σύμφωνα με τη διανομή και τον προγραμματισμό σε ορόσημα:

6 λόγοι για τους οποίους τα ορόσημα μπορούν να σας βοηθήσουν

Τώρα που είδαμε πώς να τα ορίσετε, σας δίνουμε 6 λόγους για τους οποίους πρέπει να ξεκινήσετε αμέσως να εργάζεστε και να ορίζετε τα ορόσημα του επόμενου έργου σας:

1. Πιο αποτελεσματική επικοινωνία
   Βοηθώντας σας να παρακολουθείτε την πρόοδο που σημειώνει το έργο σας, βελτιώνετε επίσης την ικανότητά σας να προβλέπετε από καιρό σε καιρό και να ολοκληρώνεται πιο αποτελεσματικά κάθε φορά.
   Επομένως, έχοντας στη διάθεσή σας όλες τις πληροφορίες εξέλιξης, θα μπορείτε κοινοποιούν την πρόοδο του έργου με πιο ακριβή και διαφανή τρόπο και τις διάφορες προθεσμίες προς τους πελάτες, τους συνεργάτες, τους συνεργάτες σας κ.λπ.
   Στην πραγματικότητα, τα ορόσημα σάς επιτρέπουν να επικοινωνήσετε τα κρίσιμα σημεία ενός έργου, αφού επιτευχθούν, δίνοντάς σας επίσης τους χρόνους υλοποίησης και ολοκλήρωσης των άλλων.
2. Βελτιστοποίηση των χρόνων παράδοσης
   Εάν δυσκολεύεστε να σεβαστείτε τις παραδόσεις ή εάν θέλετε απλώς να βελτιώσετε και να κατανοήσετε ποια είναι τα εμπόδια ή οι δραστηριότητες που σας επιβραδύνουν, χωρίζοντας τα έργα σας σε ορόσημα και στη συνέχεια σε μικρές φάσεις, εκχωρώντας τους πόρους και τα εργαλεία που είναι κατάλληλα για την επίτευξη των απαιτήσεων, επιτρέπει να παρακολουθεί και βελτιώνει τους χρόνους με τους οποίους ολοκληρώνονται οι εργασίες στα διάφορα στάδια.
3. Μια βοήθεια για να κρατήσει το έργο στη σωστή κατεύθυνση
   Χάρη στα ορόσημα, θα έχετε πάντα ένα εργαλείο για να το παρακολουθείτε πληρούνται όλες οι απαιτήσεις του έργου σας βήμα προς βήμα, βοηθώντας σας να ορίσετε σημεία ελέγχου για να διασφαλίσετε ότι δεν θα μείνει τίποτα πίσω. Έτσι δεν θα βρεθείτε την τελευταία στιγμή να ελέγχετε ότι όλα έχουν γίνει και ότι κάτι μπορεί να λείπει.
4. Μεγαλύτερη συμμετοχή της ομάδας
   Εάν εργάζεστε μαζί ως ομάδα, ο καθορισμός ορόσημων είναι ένας πολύ καλός τρόπος βοηθήστε κάθε μέλος να αισθανθεί συμμετοχή καθώς θα είναι ενήμερος και πάντα προσεκτικός σε προθεσμίες, ελλείψεις, απαιτήσεις που λείπουν ή οποιαδήποτε ανάγκη προκύψει κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
5. Προσδιορίστε πιθανά μπλοκ
   Έχοντας υπόψη τις φάσεις (και τις επακόλουθες ημερομηνίες παράδοσης) με τις απαιτήσεις που πρέπει να επιτευχθούν και τους πόρους που διατίθενται σε κάθε φάση, είναι δυνατό προσδιορίσει ποια θα μπορούσαν να είναι τα πιθανά προβλήματα ή τους κόμπους να αντιμετωπίσεις.
6. Ευκολότερη διαχείριση έργου
   Έχοντας έναν καλά καθορισμένο προγραμματισμό, όπου οι λεπτομέρειες χωρίζονται και κατανέμονται κατά ορόσημα, η διαχείριση έργου γίνεται πιο απλή και έτσι είναι δυνατό να επικεντρωθεί κανείς στο έργο του.

Πρότυπα για ορόσημα

Εάν χρησιμοποιείτε τη σουίτα Office 365:

Υπάρχουν πολλά, για κάθε ανάγκη, και μπορείτε να τα τροποποιήσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Σας προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε ένα όσο το δυνατόν πιο απλό και στη συνέχεια, κατά τη διάρκεια των έργων και με εμπειρία, να το βελτιώσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας και ίσως να δημιουργήσετε ένα δικό σας.