πώς να το κάνετε αποτελεσματικό

Πριν καταλάβουμε πώς να βελτιώσουμε την εταιρική επικοινωνία, ας κάνουμε ένα βήμα πίσω και ας προσπαθήσουμε να καταλάβουμε τι είναι η επικοινωνία και ποια είναι η δυναμική της μέσα σε μια εταιρεία.

Μερικοί από εσάς θα συνδέσετε αμέσως τον όρο με το μάρκετινγκ, τις ενέργειες δημιουργίας ομάδας ή τη δουλειά των δημιουργικών για τη χορηγία ενός προϊόντος. Η επικοινωνία είναι επίσης όλα αυτά, αλλά στην πραγματικότητα είναι κάτι πολύ προσωπικό, κάτι που ταιριάζει ή προσαρμόζεται στο άτομο ή το προϊόν που το μεταφέρει.

Από το λατινικό communicare, για να το θέσω από κοινού, η επικοινωνία έχει αιώνες εξέλιξης πίσω της και είναι κατάλληλη για κάθε ζωντανό ον.

Τι είναι η εταιρική επικοινωνία;

Επομένως, εάν η επικοινωνία σημαίνει «συγκέντρωση», η ανταλλαγή ιδεών, σκέψεων, συναισθημάτων και αισθήσεων, ειδικά μέσα σε μια εταιρεία, μπορεί να έχει τη μορφή 2 τρόπων και προς δύο μέρη:

1. Εξωτερική επικοινωνία: πώς μεταδίδονται οι αξίες, οι στόχοι, ο τρόπος λειτουργίας, αλλά και τα προϊόντα και οι υπηρεσίες σε πελάτες, δυνητικούς πελάτες, ανταγωνιστές και προμηθευτές. Είναι απαραίτητο να το φροντίζουμε και να το μελετάμε, αλλά κυρίως να το συντηρούμε, πιστεύοντας σε αυτό, όχι μόνο μέσα από ενέργειες μάρκετινγκ, αλλά και διαμορφώνοντας και χτίζοντας μια εταιρική κουλτούρα ως προς αυτό.
2. Εσωτερική επικοινωνία. Είναι το δυνατό σημείο, το κομβικό σημείο μιας εταιρείας που ενισχύει και στηρίζει και την εξωτερική. Ταυτόχρονα είναι και το αδύνατο σημείο. Επειδή? Η εταιρεία είναι ένα σύστημα, αλλά μπορούμε να πούμε και ένας οργανισμός, σε διαρκή εξέλιξη που δουλεύει και επεξεργάζεται τους πόρους που έχει στη διάθεσή της και αντλεί αποτελέσματα από αυτούς.

Εσωτερική επικοινωνία σε μια εταιρεία

ο σημαντικότερους πόρους που έχει μια εταιρεία, σίγουρα είναι Ανθρωποι, η πραγματική μηχανή κινητήρα. Η δημιουργία, η καλλιέργεια και η διαμόρφωση σχέσεων εντός του εταιρικού περιβάλλοντος, οι οποίες ταυτόχρονα είναι σωστές, ισορροπημένες και προσανατολισμένες προς κοινούς και κοινούς εταιρικούς στόχους, είναι το πιο περίπλοκο κομμάτι. Ωστόσο, η υποτίμησή του θα μπορούσε να οδηγήσει σε αρνητικές επιπτώσεις, όπως μειωμένη παραγωγικότητα, απώλεια πελατών και ευκαιρίες ανάπτυξης και ανάπτυξης της εταιρείας.

Είναι σίγουρα σημαντικό να φροντίζετε τις στρατηγικές και να μετράτε τους KPI της εταιρείας, αλλά το να γνωρίζετε πώς να καλλιεργείτε και να δημιουργείτε σταθερές σχέσεις μέσα σε μια εταιρεία είναι το θεμελιώδες στοιχείο, το οποίο συχνά λείπει ή είναι πάντα πολύ αδύναμο.

Τρέχοντα μοντέλα επικοινωνίας

Με βάση την εταιρεία, την ιστορία, την επικράτεια και τον πολιτισμό της, μπορούμε να εντοπίσουμε 3 μοντέλα επικοινωνίας:

1. Από πάνω προς τα κάτω
   Κυριολεκτικά «Από την κορυφή προς τα κάτω», προβλέπει ως αφετηρία πρωτοβουλιών, αποφάσεων και οδηγιών, το διοικητικό και διαχειριστικό κομμάτι της εταιρείας, τους «πάνω ορόφους». Βρίσκεται κυρίως σε παραδοσιακές εταιρείες. Τα τελευταία χρόνια έχει δείξει τις αδυναμίες της, η συγκέντρωση δύναμης σε ένα μόνο άτομο ή ομάδα μπορεί να δημιουργήσει καταστάσεις αδιεξόδου, ακαμψίας και μείωσης της παραγωγικότητας και έτσι σιγά σιγά δίνει τη θέση της στο Bottom Up.
2. Κάτω προς τα πάνω
   Αυτή η προσέγγιση «από κάτω προς τα πάνω» στοχεύει να παρακινήσει τα μέλη της ομάδας, οποιουδήποτε τμήματος, τμήματος και προφίλ, να είναι προληπτικά μέσα στην εταιρεία, να αυξήσουν τα κίνητρα αλλά κυρίως τη δυνατότητα συμμετοχής για επίλυση, βελτίωση προβλημάτων και ιδεών. Ακόμη και αυτή η μέθοδος έχει δείξει αρκετές ελλείψεις όπως η πολύ συχνά έλλειψη σαφήνειας και ελέγχου που μπορεί να προκύψει από αυτήν.
3. Top Down and Bottom Up: η υβριδική μέθοδος
   Η ιδανική λύση θα ήταν η εφαρμογή μιας υβριδικής μεθόδου που μοντελοποιεί και τηρεί την επιχειρηματική δυναμική που παρουσιάζει κάθε πραγματικότητα.
   Από πού ξεκινάμε; Από τον καθορισμό των στόχων μέχρι την καλή εταιρική επικοινωνία.

Στόχοι εταιρικής επικοινωνίας

Επίσης, στην περίπτωση του ορισμού της εσωτερικής εταιρικής επικοινωνίας, πρέπει να προχωρήσουμε σαν να ήταν ένα έργο ή μια εργασία προς εκτέλεση. Πρέπει να θέσουμε στόχους που μας επιτρέπουν να διαμορφώσουμε μια στρατηγική και να κατανοήσουμε την αποτελεσματικότητά της, προκειμένου να επισημάνουμε πιθανά ελαττώματα και να συνεχίσουμε να τη βελτιώνουμε.

Οι στόχοι που έχουμε προσδιορίσει είναι:

1. Συμμετοχή.
   Κάθε άτομο πρέπει να γίνει συμμετέχων στην εταιρική επικοινωνία, τόσο ως χρήστης όσο και ως παραγωγός. Κανείς δεν πρέπει να αποκλείεται για το ρόλο ή για το τμήμα / τμήμα στο οποίο ανήκει. Στην πραγματικότητα, ο καθένας μπορεί να εντοπίσει λεπτομέρειες ή να προτείνει λύσεις που άλλοι δεν έχουν λάβει υπόψη.
2. Διάλογος.
   Η αλλαγή ξεκινά από την κορυφή και η ήδη ακουστή φράση «Ανοίξτε τις πόρτες των γραφείων σας» δεν είναι τόσο τετριμμένη όσο μπορεί να φαίνεται. Η άρση των φραγμών επικοινωνίας, η συμμετοχή και η δέσμευση για προώθηση και τόνωση του διαλόγου μεταξύ διαφορετικών ρόλων και τμημάτων είναι μία από τις πρώτες ενέργειες που πρέπει να εφαρμοστούν. Αυτό δεν οδηγεί σε αργή πτώση των ιεραρχιών, αλλά σε σύσφιξη των σχέσεων και βελτίωση της διάθεσης και της παραγωγικότητας της εταιρείας.
3. Αξία του ατόμου.
   Το άνοιγμα στο διάλογο σημαίνει επίσης μετάδοση και απόδοση της σωστής αξίας και σημασίας στον ελεύθερο άνθρωπο, στον ρόλο που καλύπτει και στη δουλειά που κάνει. Αυτό ενισχύει την εμπιστοσύνη μεταξύ της διοίκησης και των συνεργατών, αλλά και μεταξύ των ίδιων των εργαζομένων, προκειμένου να δημιουργηθούν συνεκτικές ομάδες και περιβάλλοντα εργασίας.
4. Η γνώση.
   Οι συνεργάτες και οι εργαζόμενοι πρέπει να κατανοούν και να γνωρίζουν τη δυναμική της εταιρείας, να ενημερώνονται και, όπου είναι δυνατόν, να τους κάνουν να συμμετέχουν στις αλλαγές και τις πρωτοβουλίες, αλλά κυρίως να μεταδίδονται οι αξίες και η αποστολή της εταιρείας.

Το βασικό μάθημα είναι: διάδοση της κουλτούρας της επικοινωνίας, ξεκινώντας από τη διαχείριση και τη διαχείριση. Αν είσαι ο πρώτος που το δυσπιστείς, η επικοινωνία γίνεται ξεκάθαρη και χωρίς αποτελέσματα.

Μερικές ασκήσεις και εργαλεία για την εταιρική επικοινωνία

Παρακάτω μπορείτε να βρείτε μερικές ασκήσεις ή ιδέες για τη βελτίωση και τη διευκόλυνση της εσωτερικής επικοινωνίας, μπορεί να είναι σχεσιακές ή αφιερωμένες στη βελτίωση των μέσων:

• Χρήση του προγράμματα ανταλλαγής μηνυμάτων εσωτερική για να κάνει την επικοινωνία μεταξύ των συνεργατών πιο ρευστή, λιγότερο επίσημη και ψυχρή. Πλατφόρμες όπως το Slack, το Yammer, το Hangout ή το Facebook for Business σάς βοηθούν να αποφύγετε την επισημότητα των εσωτερικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επικοινωνία, τα οποία δεν πρέπει να εξαφανιστούν, αλλά να στοχεύουν σε επικοινωνίες διαφορετικών ειδών και βαρών.
• Οργανώστε μερικά εβδομαδιαίες ή μηνιαίες συναντήσεις για να ανοίξουν συζητήσεις στην εταιρεία. Δεν χρειάζεσαι ατελείωτες ώρες συναντήσεων αλλά αφιέρωσε μισή ώρα για να προσπαθήσεις να καταλάβεις προβλήματα, αλλά και επιτυχίες.
• Πρωτοβουλίες των Χτίσιμο ομάδας. Όλο και περισσότερο τα τελευταία χρόνια, αυτές οι εμπειρίες που γίνονται με συνεργάτες, αλλά και με πελάτες, εξαπλώνονται, ξεκινώντας από μαθήματα μαγειρικής, escape rooms, orienteering κ.λπ., για τη βελτίωση της συνεργασίας και της γνώσης μεταξύ των ανθρώπων. Γιατί όχι, επίσης να κατανοήσουμε τις αδυναμίες και να επέμβουμε για να βελτιωθούμε.
• Χρήση του ενημερωτικά δελτία εσωτερική για ενημέρωση σχετικά με νέα, αλλαγές ή/και πρωτοβουλίες.

Σας αφήνουμε επίσης το βίντεο μιας ομιλίας που έγινε στο TEDx της Ακαδημίας Μαθηματικών και Επιστημών της Καλιφόρνια από τη Monica Ortiz, life coach και συγγραφέα. Η Monica εστιάζει στους βασικούς πυλώνες της επικοινωνίας: «Ακούγοντας», «Μιλώντας», «Κάνοντας Ερωτήσεις» και «Κατανοώντας».