Ιστολόγιο Προσλήψεων 2023
Όταν είστε ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης, είστε υπεύθυνοι για την πρόσληψη υπαλλήλων. Οι κορυφαίοι υπάλληλοι μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες, να προσθέσετε καινοτόμες ιδέες και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας. Προτού αρχίσετε να ανησυχείτε για μια στρατηγική προμήθειας υποψηφίων ή για την πρόσληψη του πρώτου σας υπαλλήλου, πρέπει να έχετε λίγη κατανόηση της μισθοδοσίας.
Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων είναι ειδικοί στον κλάδο τους και όχι στη μισθοδοσία. Η δημιουργία και η λειτουργία της μισθοδοσίας μπορεί να φαίνεται συντριπτική, αλλά όταν έχετε επιπλέον χέρια που βοηθούν στη λειτουργία της επιχείρησής σας, θα αξίζει τον κόπο.
Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τις ευθύνες του εργοδότη σας, όπως πώς να ρυθμίζετε τη μισθοδοσία και να παρακρατείτε φόρους από τους μισθούς των εργαζομένων. Στην Patriot Software, είμαστε ειδικοί μισθοδοσίας, επομένως ανατρέξτε στους συνδέσμους σε αυτό το άρθρο για πιο λεπτομερείς πληροφορίες από εμάς σχετικά με τις διάφορες πτυχές της ρύθμισης της μισθοδοσίας σας.
Πώς να ρυθμίσετε τη μισθοδοσία
Εάν θέλετε να προσλάβετε υπαλλήλους στην επιχείρησή σας, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε τη μισθοδοσία. Για να εκτελέσετε τη μισθοδοσία, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα σύστημα. θέλετε να κάνετε μισθοδοσία με το χέρι, να χρησιμοποιήσετε λογισμικό ή να προσλάβετε έναν λογιστή;
Η οργάνωση των εγγράφων της επιχείρησής σας θα κάνει τη ρύθμιση της μισθοδοσίας μια πιο ομαλή διαδικασία. Για να δημιουργήσετε τη μισθοδοσία για την επιχείρησή σας, χρειάζεστε λίγες πληροφορίες για την εταιρεία σας και τους νέους υπαλλήλους σας.
Επιχειρηματικές πληροφορίες
Για να ρυθμίσετε τη μισθοδοσία, πρέπει να έχετε ορισμένους αριθμούς αναγνώρισης. Πρέπει να υποβάλετε αίτηση για EIN (συντομογραφία του Employer Identification Number), τον οποίο μπορείτε να λάβετε από το IRS. Το EIN είναι ένας εννιαψήφιος αριθμός που προσδιορίζει την επιχείρησή σας. Θα το χρειαστείτε όταν αναφέρετε φόρους ή στέλνετε οποιαδήποτε φορολογική πληροφορία στην κυβέρνηση.
Για να πληρώσετε ομοσπονδιακούς φόρους, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό Ηλεκτρονικού Ομοσπονδιακού Συστήματος Πληρωμών Φόρων (EFTPS). Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κάνετε ασφαλείς πληρωμές στο διαδίκτυο ή μέσω τηλεφώνου.
Πρέπει επίσης να εγγραφείτε στο τμήμα εργασίας της πολιτείας σας. Θα χρειαστείτε έναν νέο λογαριασμό αναφοράς προσλήψεων για να αναφέρετε νέους υπαλλήλους στο κράτος. Ανάλογα με την τοποθεσία της επιχείρησής σας, ενδέχεται να χρειαστείτε επίσης πολιτειακούς ή/και τοπικούς αριθμούς ταυτότητας. Και, μην ξεχάσετε να πάρετε ασφάλιση αποζημίωσης εργαζομένων.
Πληροφορίες εργαζομένων
Για να ρυθμίσετε τη μισθοδοσία, πρέπει να έχετε πληροφορίες για κάθε νέο υπάλληλο, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, της διεύθυνσης και του αριθμού κοινωνικής ασφάλισης. Θα χρειαστείτε επίσης φορολογικά στοιχεία, όπως την κατάσταση κατάθεσης και λεπτομέρειες σχετικά με τις τρέχουσες κρατήσεις και εισφορές.
Οι νέοι υπάλληλοι πρέπει να συμπληρώσουν το Έντυπο W-4 (γνωστό και ως φύλλο εργασίας προσωπικών επιδομάτων) για να εγκατασταθεί στο σύστημα μισθοδοσίας σας. Το έντυπο W-4 σάς βοηθά να προσδιορίσετε πόσο ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος θα παρακρατήσετε από τους μισθούς κάθε υπαλλήλου.
Οι εργαζόμενοι θα πρέπει επίσης να συμπληρώσουν το Έντυπο I-9 όταν τους προσλάβετε, αλλά αυτό το έντυπο δεν επηρεάζει τη μισθοδοσία. Ωστόσο, επιβεβαιώνει την καταλληλότητα ενός υπαλλήλου να εργαστεί στις ΗΠΑ, επομένως είναι σημαντικό για την πρόσληψη. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν επίσης E-Verify, ένα σύστημα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι έχουν εξουσιοδότηση να εργάζονται στις Η.Π.Α.
Πληροφορίες πληρωμής
Μην ξεχνάτε ένα από τα πιο σημαντικά μέρη της ρύθμισης της μισθοδοσίας – ποσοστό και συχνότητα πληρωμής. Ο εργαζόμενος θα λάβει ωρομίσθιο ή μισθό; Και, πόσο συχνά θα τα πληρώνετε (εβδομαδιαία, δύο φορές την εβδομάδα, μηνιαία);
Θα χρειαστείτε ένα σύστημα διαχείρισης παρουσίας για την παρακολούθηση των ωρών εργασίας, των υπερωριών και των αδειών επί πληρωμή. Και, πρέπει να γνωρίζετε εάν οι υπάλληλοί σας εξαιρούνται ή όχι. Εάν ο εργαζόμενος πληροί τις προϋποθέσεις για το καθεστώς απαλλαγής, δεν του πληρώνετε υπερωρίες. Για να μάθετε περισσότερα, συμβουλευτείτε το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ. Διατηρήστε οργανωμένες τις πληροφορίες μισθοδοσίας σας για να παραμείνετε αποτελεσματικοί και να συμμορφώνονται με τις νομικές απαιτήσεις.
Για να εκτελέσετε τη μισθοδοσία, πρέπει να ξέρετε πώς σκοπεύετε να πληρώσετε τους υπαλλήλους. Μπορείτε να επιλέξετε από μερικούς διαφορετικούς τύπους πληρωμής, όπως επιταγές, απευθείας κατάθεση, κάρτες μισθοδοσίας, ακόμη και μετρητά. Εάν πληρώνετε μέσω απευθείας κατάθεσης, συλλέξτε τραπεζικά στοιχεία από τις νέες σας προσλήψεις.
Πώς να χειριστείτε τους φόρους
Για να συμμορφωθείτε με το IRS όταν εκτελείτε μισθοδοσία, πρέπει να εξοικειωθείτε με την παρακράτηση των φόρων μισθοδοσίας. Κάθε περίοδος πληρωμής, θα πρέπει να παρακρατείτε φόρους από τις ακαθάριστες αμοιβές κάθε υπαλλήλου.
Αν και μπορεί να ακούγεται τρομακτικό, ο χειρισμός των φόρων είναι ευκολότερος όταν γνωρίζετε τους τύπους φόρων που πρέπει να παρακρατήσετε. Και, πρέπει επίσης να ξέρετε τι να κάνετε με τα χρήματα αφού τα παρακρατήσετε.
Τι φόρους πρέπει να παρακρατήσετε;
Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, απαιτείται να παρακρατείτε φόρους από τους μισθούς των εργαζομένων. Παρακράτηση ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος, κρατικού και τοπικού φόρου εισοδήματος (εάν υπάρχει) και φόρου FICA.
Ομοσπονδιακός φόρος εισοδήματος
Πρέπει να παρακρατήσετε ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος με βάση τον αριθμό των επιδομάτων που αξιώνει ένας εργαζόμενος στο Έντυπο W-4.
Η δημοσίευση 15 της IRS είναι μια εξαιρετική πηγή αν αποφασίσετε να μάθετε πώς να κάνετε τη μισθοδοσία χειροκίνητα. Μπορείτε να επιλέξετε έναν από τους δύο πίνακες παρακράτησης φόρου εισοδήματος που θα σας βοηθήσουν να υπολογίσετε το ποσό που θέλετε να παρακρατήσετε: τη μέθοδο του κλιμακίου μισθού ή τη μέθοδο ποσοστού. Το λογισμικό μισθοδοσίας θα υπολογίσει αυτόματα τους φόρους για εσάς.
Τι σημαίνει απαλλαγή φόρου στο Έντυπο W-4 ενός εργαζομένου; Σε ορισμένες περιπτώσεις, ορισμένοι από τους υπαλλήλους σας ενδέχεται να απαλλάσσονται από φόρους, πράγμα που σημαίνει ότι δεν παρακρατείτε ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος από τους μισθούς τους. Το Έντυπο W-4 του εργαζομένου σάς ενημερώνει εάν ένας εργαζόμενος απαλλάσσεται φόρου ή όχι. Πρέπει να σας δίνουν ένα νέο Έντυπο W-4 εντός της προθεσμίας κάθε χρόνο για να διατηρήσετε το καθεστώς απαλλαγής.
Κρατικοί και τοπικοί φόροι εισοδήματος
Ανάλογα με το κράτος στο οποίο δραστηριοποιείτε, μπορεί να χρειαστεί να παρακρατήσετε κρατικούς φόρους από τους μισθούς των υπαλλήλων σας. Και, ορισμένες τοποθεσίες απαιτούν πρόσθετο φόρο εισοδήματος.
Για να μάθετε εάν πρέπει να παρακρατήσετε κρατικούς και τοπικούς φόρους εισοδήματος από τους μισθούς των εργαζομένων, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το κράτος σας.
Φόρος FICA
Ο φόρος FICA (Federal Insurance Contributions Act) περιλαμβάνει δύο τύπους φόρων: φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare. Τόσο ο εργοδότης όσο και ο εργαζόμενος συνεισφέρουν στον φόρο FICA εξίσου. Αυτό σημαίνει ότι θα παρακρατήσετε ένα ορισμένο ποσοστό από τους μισθούς του υπαλλήλου σας και θα συνεισφέρετε ένα αντίστοιχο ποσοστό.
Κάθε χρόνο, ο φορολογικός συντελεστής FICA υπόκειται σε αλλαγές. Επί του παρόντος, ο φορολογικός συντελεστής Κοινωνικής Ασφάλισης είναι 6,2 τοις εκατό των ακαθάριστων αποδοχών κάθε υπαλλήλου. Μόνο μισθοί έως 127.200 $ φορολογούνται. Το ποσοστό Medicare είναι επί του παρόντος 1,45 τοις εκατό (σε όλους τους μισθούς) του ακαθάριστου μισθού κάθε υπαλλήλου. Μην ξεχνάτε, πρέπει επίσης να πληρώσετε το 6,2 τοις εκατό και το 1,45 τοις εκατό των ακαθάριστων αποδοχών του εργαζομένου προς την εργοδοτική μερίδα! Και, πρέπει να παρακρατήσετε έναν πρόσθετο φόρο Medicare 0,9 τοις εκατό για μισθούς εργαζομένων άνω των 200.000 $ (125.000 $ εάν ο γάμος υποβάλλεται χωριστά ή 250.000 $ εάν ο γάμος υποβάλλεται από κοινού). Δεν υπάρχει αντιστοιχία εργοδότη για πρόσθετο φόρο Medicare.
Φόροι μόνο για τον εργοδότη
Εάν έχετε υπαλλήλους, πρέπει επίσης να πληρώσετε ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας (FUTA) και κρατικό φόρο ανεργίας (SUTA). Αλλά, δεν θα παρακρατήσετε αυτούς τους φόρους από τους μισθούς των εργαζομένων.
Η πολιτεία σας θα σας ενημερώσει για τον φορολογικό συντελεστή SUTA. Ο φορολογικός συντελεστής FUTA είναι ένα ποσοστό των μισθών των υπαλλήλων σας, μέχρι ένα ορισμένο ποσό. Οι περισσότεροι εργοδότες πληρώνουν 0,6 τοις εκατό των πρώτων 7.000 δολαρίων που καταβάλλονται σε κάθε εργαζόμενο ετησίως, εκτός εάν ζουν σε κατάσταση μείωσης της πίστωσης.
Μετά την παρακράτηση φόρων, τι κάνετε με αυτούς;
Εάν έχετε πονοκέφαλο σε αυτό το σημείο, δεν είστε μόνοι. Η αντιμετώπιση των φόρων απασχόλησης μπορεί να είναι δύσκολη. Αλλά, μην φοβάστε – έχετε σχεδόν τελειώσει με την κατανόηση των βασικών στοιχείων για το πώς να χειρίζεστε τους φόρους απασχόλησης!
Χρονοδιάγραμμα κατάθεσης
Μετά την παρακράτηση φόρων, θα πρέπει να καταθέσετε και να τους παραδώσετε στις κρατικές φορολογικές υπηρεσίες. Πρέπει να ακολουθήσετε ένα πρόγραμμα κατάθεσης, που καθορίζεται από την IRS, για να υπολογίσετε πόσο συχνά πληρώνετε φόρους.
Για ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος και FICA, ακολουθήστε ένα ημιεβδομαδιαίο ή μηνιαίο πρόγραμμα καταθέσεων. Το πρόγραμμά σας εξαρτάται από τη συνολική φορολογική σας υποχρέωση που αναφέρεται στο Έντυπο 941 κατά τη διάρκεια μιας περιόδου ανασκόπησης τεσσάρων τριμήνων. Πρέπει να καταθέτετε μηνιαία εάν αναφέρατε 50.000 $ ή λιγότερους φόρους κατά την περίοδο ανασκόπησης. Εάν αναφέρατε φόρους άνω των 50.000 $, πρέπει να καταθέτετε κάθε εξάμηνο. Ανατρέξτε στις οδηγίες της Φόρμας 941 για περισσότερες λεπτομέρειες.
Καταθέστε φόρους FUTA σε τριμηνιαία βάση. Οι ημερομηνίες λήξης του τριμήνου είναι 30 Απριλίου, 31 Ιουλίου, 31 Οκτωβρίου και 31 Ιανουαρίου.
Αναφορά φόρων
Πρέπει επίσης να αναφέρετε φόρους σε κρατικά έντυπα. Αναφέρετε ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος και φόρο FICA (Φόροι Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare) κάθε τρίμηνο στο Έντυπο 941. Θα αναφέρετε επίσης φόρο FUTA στο Έντυπο 940, ο οποίος οφείλεται έως την 1η Ιανουαρίου κάθε έτους.
Για κρατικούς και τοπικούς φόρους εισοδήματος και φόρο SUTA, θα χρειαστεί να λάβετε τη σέσουλα από την πολιτεία σας. Ανατρέξτε στη Δημοσίευση 15 της IRS για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την κατάθεση και την αναφορά φόρων.
Ερωτήσεις, σχόλια, ανησυχίες;
Για να μπορέσετε να προσλάβετε υπαλλήλους, πρέπει να βάλετε εργασία στη διαδικασία ρύθμισης μισθοδοσίας. Και όταν έχετε υπαλλήλους, μην ξεχνάτε να παρακρατείτε, να αναφέρετε και να αποβάλλετε φόρους. Για να βελτιώσετε τη μισθοδοσία, μπορείτε πάντα να εξετάσετε το ενδεχόμενο να επενδύσετε σε ένα λογισμικό μισθοδοσίας που ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Ορισμένα συστήματα λογισμικού μισθοδοσίας θα παρακρατούν, θα καταθέτουν και θα καταθέτουν φόρους. Το μόνο που κάνετε είναι να εισάγετε τις πληροφορίες παρακράτησης για τους υπαλλήλους σας.
Εάν έχετε ερωτήσεις, μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε με την τοπική φορολογική υπηρεσία. Το IRS παρέχει επίσης πόρους σχετικά με τους φόρους απασχόλησης:
Ίσως σκεφτήκατε ότι θα ήταν δύσκολο να κατανοήσετε τις νομικές απαιτήσεις για την πρόσληψη νέων υπαλλήλων και τη λειτουργία μισθοδοσίας. Αλλά, είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης! Πέρασες από το wringer και αποφάσισες να κυνηγήσεις το πάθος σου. Η ρύθμιση της μισθοδοσίας θα είναι διαχειρίσιμη, αρκεί να έχετε μια σαφή περιγραφή του τι πρέπει να κάνετε.
