Πώς να βελτιστοποιήσετε τη Διαχείριση Παραγγελιών στο κατάστημά σας

Η αποτελεσματική και γρήγορη διαχείριση των παραγγελιών είναι απαραίτητη για να έχετε ικανοποιημένους πελάτες και να έχετε μια επιτυχημένη επιχείρηση στην αγορά. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας αποστολής για τις παραγγελίες σας!

Τι είναι η Διαχείριση Παραγγελιών;

Η διαχείριση παραγγελιών είναι η διαδικασία μεταξύ της αγοράς και της παράδοσης ενός ή περισσότερων προϊόντων στον πελάτη. Βασικά, η διαχείριση παραγγελιών είναι ένα σύνολο βημάτων που μπορούν να βελτιστοποιηθούν για καλύτερη παροχή υπηρεσιών και ικανοποίηση πελατών:

1. Η παραγγελία λαμβάνεται μέσω τηλεφώνου, email ή απευθείας στο ηλεκτρονικό σας κατάστημα (μάθετε πώς να δημιουργήσετε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με το Vendus Go!).
2. Ο πελάτης πρέπει να ειδοποιηθεί ότι η παραγγελία έχει παραληφθεί, με email ή sms.
3. Η παραγγελία πρέπει να εισαχθεί στο backoffice, καθώς είναι απαραίτητο για την επικύρωση των δεδομένων της παραγγελίας και την επαλήθευση της πληρωμής.
4. Το αίτημα παραγγελίας αποστέλλεται στην αποθήκη για να παραληφθεί προσεκτικά από έναν υπάλληλο.
5. Τα προϊόντα τοποθετούνται σωστά στη συσκευασία και τοποθετούνται οι αντίστοιχες ετικέτες αποστολής.
6. Η παραγγελία παραδίδεται σε έναν μεταφορέα, ο οποίος θα την παραδώσει στη διεύθυνση που έχει δώσει ο πελάτης.
7. Ο πελάτης ειδοποιείται ότι η παραγγελία είναι καθ’ οδόν και είναι δυνατή η παρακολούθηση της παραγγελίας.
8. Ο μεταφορέας παραδίδει την παραγγελία στον πελάτη στην υποδεικνυόμενη διεύθυνση.
9. Παρακολούθηση μετά την πώληση – είναι πολύ σημαντικό να ελέγχετε το επίπεδο ικανοποίησης με την παραγγελία και την παράδοσή της με τον πελάτη.

6 Συμβουλές για Βελτιστοποίηση της Διαχείρισης Παραγγελιών

Φυσικά, το να έχετε ποιοτικά προϊόντα είναι απαραίτητο, ωστόσο, το να έχετε μια καλή εμπειρία αγορών είναι καθοριστικός παράγοντας για την επιτυχία του καταστήματός σας! Επομένως, η βελτιστοποίηση των διαδικασιών και η αποτελεσματικότερη διαχείριση των παραγγελιών είναι πολύ σημαντική.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που μπορείτε να ξεκινήσετε να εφαρμόζετε στο κατάστημά σας, για να κάνετε τη διαχείριση παραγγελιών πιο γρήγορη και ιδανική για την επιχείρησή σας:

1. Απλοποίηση και τυποποίηση διαδικασιών

Όταν έχετε λίγους πελάτες, είναι δυνατό να έχετε έναν τρόπο να ενεργείτε με έναν και στη συνέχεια έναν διαφορετικό τρόπο με έναν άλλο πελάτη. Όμως, καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται, είναι απαραίτητο να αλλάξει σε μια πιο αποτελεσματική και παραγωγική πρακτική. Επομένως, για να αποφύγετε σύγχυση, λάθη ή και περιττές διαδικασίες, δημιουργήστε αντικειμενικές διαδικασίες που ανταποκρίνονται στις συγκεκριμένες ανάγκες του καταστήματός σας.

Σκεφτείτε όλα τα βήματα που πρέπει να κάνετε για να διαχειριστείτε μια παραγγελία και προσπαθήστε να απλοποιήσετε και να τυποποιήσετε το καλύτερο δυνατό, αφήνοντας μόνο τις βασικές διαδικασίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τα αποθέματα ανά διαφορετικές κατηγορίες, να οργανώσετε μια ενότητα με τα προϊόντα με τις μεγαλύτερες πωλήσεις ή να δημιουργήσετε έναν συγκεκριμένο χώρο συσκευασίας με όλο το έτοιμο προς χρήση υλικό.

2. Ορίστε μια περίοδο ασφαλείας πριν από την επεξεργασία της παραγγελίας

Για να αποφύγετε τη σπατάλη χρόνου σε εικονικές ή απλήρωτες παραγγελίες, ορίστε ένα χρονικό διάστημα – για παράδειγμα, 48 ώρες – μεταξύ της αγοράς και της προετοιμασίας της παραγγελίας. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ένα περιθώριο ασφαλείας που σας επιτρέπει να επαληθεύετε τις πληρωμές ή να αναλύετε άλλους τύπους προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν πριν χειριστείτε την παραγγελία υλικοτεχνικά.

3. Καθορίστε τα καθήκοντα κάθε συνεργάτη

Όταν οι εργαζόμενοι έχουν τα καθήκοντά τους καλά καθορισμένα και γνωρίζουν ακριβώς τι πρέπει να κάνουν, θα διαχειρίζονται τις παραγγελίες πολύ πιο αποτελεσματικά.

Επομένως, κατανείμετε τα διαφορετικά καθήκοντα στη διαδικασία διαχείρισης μιας παραγγελίας μεταξύ των εργαζομένων, προσδιορίζοντας την καλύτερη διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσετε σε καθένα για μεγαλύτερη κερδοφορία: επιλογή, προετοιμασία παραγγελιών, παραλαβή, αποστολές, συσκευασία, μεταξύ άλλων. Μάθετε πώς να επιλέγετε τους καλύτερους συνεργάτες για την επιχείρησή σας!

4. Οργανώστε την αποθήκη

Ανεξάρτητα από το αν έχετε μικρή ή μεγάλη αποθήκη, είναι πολύ σημαντικό να εφαρμόσετε ένα σύστημα οργάνωσης που επιτρέπει γρήγορη πρόσβαση στα προϊόντα που πουλάτε.

Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να δομηθεί και να οργανωθεί ο χώρος στην αποθήκη, για παράδειγμα, αρίθμηση όλων των προϊόντων ή καθορισμός υλικοτεχνικών διαδρομών που επιτρέπουν γρήγορη πρόσβαση στα επιθυμητά είδη.

Η δημιουργία καλά καθορισμένων περιοχών εργασίας είναι επίσης απαραίτητη για τη σωστή διαχείριση των παραγγελιών στην αποθήκη, συγκεκριμένα περιοχές για απόθεμα, συσκευασία, συλλογή, προϊόντα με υψηλότερο κύκλο εργασιών κ.λπ. Ανακαλύψτε τις συμβουλές μας για τη διαχείριση αποθεμάτων.

5. Βελτιώστε την ποιότητα της εργασίας

Εάν βελτιώσετε τις διαδικασίες και δημιουργήσετε ορισμένους κανόνες ασφάλειας και ποιότητας, οι υπάλληλοί σας θα εργαστούν πιο αποτελεσματικά στη διαχείριση παραγγελιών. Αυτές είναι μερικές ιδέες που μπορείτε να αρχίσετε να εφαρμόζετε και που θα φέρουν αποτελέσματα βραχυπρόθεσμα:

• Αναλύστε το ταξίδι των εργαζομένων και βελτιστοποιήστε τη διανομή των προϊόντων στα ράφια για να διευκολύνετε την επιλογή.
• Παροχή τρόπων μεταφοράς προϊόντων, ειδικά εάν είναι βαριά, για να ελαχιστοποιηθεί η προσπάθεια των εργαζομένων και να μεγιστοποιηθεί η αποδοτικότητα.
• Επενδύστε σε ποιοτικό εξοπλισμό με υψηλό ποσοστό αντοχής και αντοχής, όπως συσκευές ανάγνωσης γραμμωτού κώδικα, οθόνες κ.λπ., προκειμένου να διευκολύνετε το έργο των μελών της ομάδας σας και να μειώσετε τα λογιστικά σφάλματα.
• Χρησιμοποιήστε μεθόδους κοστολόγησης εκτός αποθήκης όπως FIFO, LIFO, FEFO, LILO ή σταθμισμένο μέσο κόστος (WMC). Μάθετε περισσότερα για τα FIFO και LIFO στη διαχείριση προϊόντων στην αποθήκη.

6. Επενδύστε σε ένα σύστημα διαχείρισης παραγγελιών και αποθεμάτων

Η ύπαρξη ενός συστήματος υποστήριξης της διαχείρισης παραγγελιών μπορεί πραγματικά να κάνει τη διαφορά στην επιχείρησή σας, όσον αφορά την κερδοφορία, την ταχύτητα, την αυτονομία και την ικανοποίηση των πελατών. Επί του παρόντος, υπάρχουν διάφοροι τύποι λογισμικού στην αγορά και πολλοί από αυτούς έχουν επίσης το πλεονέκτημα ότι μπορούν να ελέγχονται δωρεάν για ένα χρονικό διάστημα.

Κάντε μια συνειδητή έρευνα, αξιολογήστε τις διαθέσιμες προσφορές και όλα τα σχετικά κόστη βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα. Το Vendus είναι ένα διαδικτυακό λογισμικό τιμολόγησης, με πολλά API και σχετικές ενσωματώσεις, το οποίο προσφέρει επίσης σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων στο πρόγραμμα Flex. Δημιουργήστε τον λογαριασμό σας τώρα και δοκιμάστε τον δωρεάν για 30 ημέρες, χωρίς δέσμευση!