Ιστολόγιο Προσλήψεων 2023
Τεχνητή νοημοσύνη, εκπαίδευση επαυξημένης πραγματικότητας και βίντεο συνέντευξη. Αυτά είναι μερικά παραδείγματα για το πώς το HR οδήγησε τον ψηφιακό μετασχηματισμό στις εταιρείες. Πιο πρόσφατα, ένα νέο στοιχείο ενσωματώθηκε στις τεχνολογίες που μειώνουν τη γραφειοκρατία στον τομέα της διαχείρισης ανθρώπων: ηλεκτρονική υπογραφή στο HR.
Κάθε ανθρώπινο δυναμικό γνωρίζει ότι η γραφειοκρατία πίσω από την πρόσληψη και την απόλυση απαιτεί πολύ χρόνο ανθρώπινου δυναμικού. Όσο μεγαλύτερη είναι η ομάδα, τόσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός των νομικών εγγράφων που συνδέονται με το ιστορικό του εργαζομένου στην εταιρεία.
Η υποχρέωση διατήρησης αυτής της τεκμηρίωσης όχι μόνο εμποδίζει το έργο της περιοχής διαχείρισης ανθρώπων, αλλά καταλαμβάνει επίσης έναν εύλογο φυσικό χώρο στους οργανισμούς. Όχι τυχαία, η χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής, όπως είναι γνωστή και η διαδικασία σάρωσης εγγράφων, έχει επιταχυνθεί τα τελευταία δύο χρόνια.
Σύμφωνα με έρευνα του εγγράφωνΜια εταιρεία που ειδικεύεται σε λύσεις ηλεκτρονικής υπογραφής, το 90% των πελατών αύξησε σημαντικά τη χρήση τους μετά την κρίση υγείας του Covid-19, με περίπου τους μισούς από τους ερωτηθέντες να αναφέρουν αυξήσεις 50% ή περισσότερο.
Εάν εξακολουθείτε να έχετε κάποιες αμφιβολίες σχετικά με το πώς να κάνετε αυτήν τη μετάβαση από φυσικά έγγραφα σε ψηφιακά, φροντίστε να διαβάσετε αυτό το άρθρο. Εδώ, θα εξηγήσουμε την έννοια της ηλεκτρονικής υπογραφής στο HR, τον τρόπο εφαρμογής της και τα πλεονεκτήματα αυτού του ηλεκτρονικού εργαλείου στη διαχείριση ταλέντων. Ολοκλήρωση αγοράς! Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή στο HR;
Η φυσική αποθήκευση επαγγελματικών νομικών εγγράφων σε ψηφιακό χρόνο είναι μια δαπανηρή και ανασφαλής επιλογή για τις εταιρείες. Η ηλεκτρονική υπογραφή στο HR αναδεικνύεται ως μια βιώσιμη εναλλακτική λύση για την απελευθέρωση της περιοχής διαχείρισης ανθρώπων από τη θάλασσα των χαρτιών.
Στην πράξη, η ηλεκτρονική υπογραφή στο HR είναι μια εικονική δήλωση που αποδεικνύει τη γνησιότητα των ψηφιακών εγγράφων. Οι ψηφιακές υπογραφές λειτουργούν παρόμοια με τα δακτυλικά αποτυπώματα, είναι μοναδικές. Τα μηνύματα είναι κρυπτογραφημένα και συνδέουν με ασφάλεια έναν υπογράφοντα με ένα έγγραφο.
Αλλά δεν υπάρχει ενιαία τεχνολογία που να μπορεί να επικυρώσει την υπογραφή ενός συνεισφέροντος και άλλων μερών, υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών. Μεταξύ των πιο χρησιμοποιούμενων είναι:
- Βιομετρικές υπογραφές, όπως σαρώσεις δακτυλικών αποτυπωμάτων ή αμφιβληστροειδούς.
- Ψηφιακές υπογραφές που χρησιμοποιούν ιδιωτικά κλειδιά ή πιστοποιητικά.
- Συσκευές καταγραφής υπογραφών όπως ταμπλέτες και επιθέματα υπογραφών.
- Υπηρεσίες επαλήθευσης ταυτότητας, οι οποίες χρησιμοποιούν επικύρωση email.
Πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί η τεχνολογία στο HR;
Γενικά, μεγάλο μέρος της τεκμηρίωσης της διαδρομής του εργαζομένου στον οργανισμό απαιτεί την υπογραφή των εργαζομένων και των διευθυντών τους. Πριν από τις ηλεκτρονικές υπογραφές, αυτά τα έντυπα σήμαιναν ότι οι επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού έπρεπε να διαχειριστούν σωρούς φυσικών γραφείων.
Αυτό το σενάριο έληξε με την εμφάνιση της ηλεκτρονικής υπογραφής. Τα ηλεκτρονικά συστήματα συλλέγουν και τεκμηριώνουν ηλεκτρονικές υπογραφές για έντυπα επιβίβασης, ειδοποιήσεις υπαλλήλων και εγγραφή σε παροχές και διακοπές, για παράδειγμα.
Αλλά πρέπει να αναρωτιέστε: είναι ασφαλής αυτός ο τρόπος συλλογής υπογραφών;
Ναι, συνήθως η τεχνολογία που χρησιμοποιεί το HR είναι ηλεκτρονικές υπογραφές που χρησιμοποιούν κρυπτογραφημένα κλειδιά, με στόχο να προσδώσουν νομιμότητα στο έγγραφο με εικονικό τρόπο. Αυτά τα κλειδιά λειτουργούν ως ένα είδος PIX, τα οποία προσδιορίζουν τον υπογράφοντα και εγγυώνται την ακεραιότητα του περιεχομένου μετά την υπογραφή.
Για να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία στην καθημερινή ζωή, είναι πολύ απλό! Απλώς κάντε κλικ στον σύνδεσμο που αποστέλλεται από τον πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικής υπογραφής για να ανοίξει, να ελεγχθεί, να υπογραφεί και να συμπληρωθεί το έγγραφο.
Με αυτόν τον τρόπο, οι διευθυντές, οι υπάλληλοι, οι προμηθευτές και ακόμη και οι πελάτες μπορούν να υπογράφουν συμβάσεις και έγγραφα γενικά με εύκολο, οικονομικό και αποτελεσματικό τρόπο, επιτρέποντας μεγαλύτερη ασφάλεια στην εγγραφή και σε όσους εμπλέκονται στη διαδικασία.
Μπορούμε να πούμε ότι η χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών στο HR συναντάται συνήθως σε όλο το οικοσύστημα διαχείρισης ταλέντων:
- Πρόσληψη και επιλογήγια αιτήσεις ή υπογραφή εγγράφων·
- Επιβίβαση και αποβίβαση, για τεκμηρίωση νέων προσλήψεων και αποχωρούντων εργαζομένων.
- Διαχείριση απόδοσης, για αξιολογήσεις.
- Διαχείριση παροχών, για έντυπα αίτησης και αναφοράς. .
- Μισθοδοσία, για αρχεία αδείας και άλλα έγγραφα.
Ποια έγγραφα μπορεί να υπογράψει ηλεκτρονικά το HR;
Δεν υπάρχει όριο στους τύπους εγγράφων που μπορείτε να υπογράψετε και να αποθηκεύσετε με ασφάλεια.
Ακολουθούν μερικά μόνο παραδείγματα πιστοποιητικών, αρχείων και άλλων εγγράφων που η διαχείριση ταλέντων μπορεί να αποθηκεύσει με ασφάλεια ηλεκτρονικά:
- επιστολές προσφοράς
- Σύμβαση εργασίας
- προσφορές μπόνους
- Εμπορικοί Όροι Παροχής Υπηρεσιών
- συμφωνίες μη αποκάλυψης
- Συνδρομή σε πανί υγείας
- ερωτηματολόγια διαφορετικότητας
- Προσωπικά δεδομένα εργαζομένων
- Γενικές πολιτικές και διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού
- Προστασία δεδομένων και πολιτική απορρήτου
- Πολιτικές Επικοινωνιών και Πληροφορικής
- πιστοποίηση εκπαίδευσης
- προσφορές μπόνους
- φύλλα χρόνου
- Γνωστοποίηση αορίστου ή προσωρινής απόλυσης
- λήξη της σύμβασης
Να θυμάστε ότι όλη η ψηφιακή τεκμηρίωση πρέπει να τηρεί τους κανόνες που υπαγορεύουν Γενικός Νόμος για την Προστασία Δεδομένων (LGPD) της χώρας προέλευσης του εργαζομένου.
Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση του;
Μετά την επιτάχυνση της ψηφιοποίησης στις εταιρείες, η χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών γίνεται ολοένα και πιο συνηθισμένη στο HR. Εξάλλου, η τρέχουσα πραγματικότητα δεν υποστηρίζει πλέον εξαιρετικά γραφειοκρατικές πρακτικές, όπως η μέριμνα για τους ρόλους επιβίβασης και αποβίβασης.
Η ψηφιακή πρωτοβουλία όχι μόνο αφαιρεί τη χειρωνακτική εργασία από το HR, αλλά βοηθά επίσης στην ενίσχυση της επωνυμίας του εργοδότη. Δείτε παρακάτω αυτά και άλλα πλεονεκτήματα της χρήσης τεχνολογίας στον τομέα της διαχείρισης ανθρώπων!
Μείωση κόστους και σφαλμάτων
Το κόστος χαρτιού, αντιγραφής, συσκευασίας και αποστολής εγγράφων θα μειωθεί σταδιακά με τη χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής.
Επιπλέον, το λογισμικό ηλεκτρονικής υπογραφής μειώνει το ανθρώπινο σφάλμα παρέχοντας ειδοποιήσεις για τυχόν ύποπτα αρχεία ή ζητήματα συμμόρφωσης.
Θετική εμπειρία για τους εργαζόμενους
Υιοθετώντας ηλεκτρονικές υπογραφές από τη φάση πρόσληψης, δείχνετε στους επαγγελματίες ότι η εταιρεία στοχεύει στη διευκόλυνση των διαδικασιών, ανησυχεί για το υπερβολικό κόστος χαρτιού και προσπαθεί να βελτιστοποιήσει τη ρουτίνα των εργαζομένων.
Ταχύτερες Εγκρίσεις
Οι ηλεκτρονικές υπογραφές επιτρέπουν στους επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού να επιταχύνουν τις διαδικασίες λαμβάνοντας ταχύτερες εγκρίσεις, καθώς η πρόσβαση στα email και στα εσωτερικά κανάλια επικοινωνίας της εταιρείας είναι σταθερή.
Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο που πρέπει να υπογράψει θα το κάνει πολύ πιο γρήγορα.
Μεταβείτε σε μια ολοκληρωμένη ψηφιοποιημένη διαδικασία
Καθώς το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού υποχρεούται από το νόμο να διατηρεί έγγραφα, η διατήρησή τους στο διαδίκτυο είναι πιο βολική και οικονομικά αποδοτική.
Έχοντας όλα τα μέρη της διαδικασίας τεκμηρίωσης των εργαζομένων στο διαδίκτυο, μπορείτε εύκολα να διατηρήσετε, να αναζητήσετε και να ανακτήσετε ηλεκτρονικά αρχεία.
Ηλεκτρονική υπογραφή: πώς να αναπτυχθεί
Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής υπογραφής ακολουθεί την ίδια ιεροτελεστία εισαγωγής κάθε νέας τεχνολογίας. Ο τομέας του ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να ξεπεράσει ορισμένους από τους φόβους και τις ανασφάλειες των ηγετών και των εργαζομένων, προκειμένου να βιώσουν τα πλεονεκτήματα της υιοθέτησης ηλεκτρονικών υπογραφών.
Είναι σημαντικό να εξηγήσουμε σε όλους τους εμπλεκόμενους ότι η χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής θα βελτιστοποιήσει τις δραστηριότητες των τομέων του οργανισμού καθώς και θα μειώσει τη γραφειοκρατία στην επικοινωνία μεταξύ HR και εργαζομένων.
Αφού καταφέρετε να συγκεντρώσετε προωθητές για τη χρήση της τεχνολογίας στον οργανισμό, ήρθε η ώρα να ακολουθήσετε τα άλλα βήματα για την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής υπογραφής:
- Καθορίστε ποια τεχνολογία θα χρησιμοποιηθεί.
- Αποκάλυψη κερδών.
- Κάντε μια ευρεία δημοσιότητα.
- Διεξαγωγή εκπαίδευσης.
- Προσφέρετε υποστήριξη.
Τώρα που γνωρίζετε όλες τις πτυχές της εφαρμογής ηλεκτρονικών υπογραφών στον οργανισμό σας, τι θα λέγατε να μάθετε περισσότερα για τα πλεονεκτήματα της υιοθέτησης αυτής της ψηφιακής καινοτομίας!
Άλλα οφέλη της τεχνολογίας για τον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού;
Αφού διαβάσατε όλα αυτά για την ψηφιακή υπογραφή στο HR, πρέπει να έχετε ήδη πειστεί ότι το εργαλείο είναι απαραίτητο για την εταιρεία σας, σωστά;
Οχι ακόμα? Έτσι, εδώ είναι τέσσερα ακόμη πλεονεκτήματα που σίγουρα θα σας κάνουν να προσπαθήσετε για την απόκτηση τεχνολογίας στον οργανισμό σας:
Επιταχύνει τις προσλήψεις
Η πρόσληψη τείνει να είναι μια πολύ χειρωνακτική και χρονοβόρα διαδικασία όταν δεν έχετε τις κατάλληλες τεχνολογίες. Επιπλέον, συνήθως απαιτεί τη συμμετοχή πολλών τμημάτων.
Η χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής επιτρέπει στο HR να προχωρήσει σε τεκμηρίωση όπως συμβόλαια, προσφορές ή συμφωνίες μη αποκάλυψης μέσα σε λίγες ώρες, εξοικονομώντας χρόνο.
Παρέχει ακρίβεια και συμμόρφωση
Η οργάνωση όλων των εντύπων προσλήψεων με το χέρι μπορεί συχνά να οδηγήσει σε ασυνέπειες και αυτό είναι το τελευταίο πράγμα που θέλουν οι επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού.
Η αποφυγή αυτών των διαφορών θα σας επιτρέψει να παραμείνετε συμμορφωμένοι με τους νόμους, τους ελέγχους και άλλες ζωτικής σημασίας διαδικασίες και να αποφύγετε τη γραφειοκρατία.
Βελτιστοποιεί τον χρόνο
Η ηλεκτρονική υποβολή όλων των τύπων εγγράφων παρέχει στις ομάδες Ανθρώπινου Δυναμικού επιπλέον χρόνο που μπορεί να αφιερωθεί σε άλλες εργασίες, όπως η εξέταση δεδομένων που θα βασίσουν τις στρατηγικές για την ανάπτυξη της επιχείρησης.
Αυτό επιτρέπει μια ολοένα και πιο ακριβή απόδοση της ομάδας.
Κάνει μια καλή πρώτη εντύπωση στη νεότερη γενιά
Καθώς οι millennials αποτελούν περισσότερο από το 50% του εργατικού δυναμικού στο άμεσο μέλλον, θα πρέπει να έχετε κατά νου ότι μεγαλώνουν σε μια εποχή υψηλής τεχνολογίας.
Οι Millennials και η Gen Z συνήθισαν τα πάντα να βελτιστοποιούνται ψηφιακά. Λύνουν προβλήματα και κατακτούν εικονικούς κόσμους με το πάτημα ενός κουμπιού. Εάν είστε επαγγελματίας ανθρώπινου δυναμικού, επαγγελματίες στρατολόγησης από τις γενιές που αναφέρονται εδώ, παρουσιάστε τα καλύτερα της εταιρείας σας.
Τώρα που ξέρετε πώς να χρησιμοποιείτε την ηλεκτρονική υπογραφή και πώς η τεχνολογία προσθέτει στην επιχείρησή σας, μάθετε περισσότερα 6 πολύ σχετικά εργαλεία για τον τομέα των προσλήψεων και της επιλογής.
